Акт об истечении сроков временного хранения товаров

Сервис предназначен для лиц, являющихся владельцами складов временного хранения (СВХ) либо иных мест временного хранения.

Сервис обеспечивает для владельца СВХ предоставление в ТО в электронном виде отчетности о товарах, находящихся на временном хранении на СВХ.

Обмен информацией с ТО выполняется с использованием электронной подписи (ЭП), выданной для взаимодействия с ТО.

Владельцу СВХ сервис позволяет выполнять следующие функции:

• предоставление в ТО отчётности по форме ДО-1, ДО-2 (соответственно, при помещении товаров на СВХ и выдаче товаров с СВХ);
• предоставление по запросу ТО отчётности по форме ДО-3 (при инвентаризации товаров, хранящихся на СВХ);
• запрос и получение от ТО комплекта документов на товары по регистрационному номеру Описи документов, предоставленной в ТО лицом, помещающим товары на СВХ.

Создание и передача запроса в ТО

1. В меню сервиса Отчетность по СВХ выберите пункт Список запросов Описей.

2. Создайте новый запрос по кнопке Создать новый запрос описи.

В списке запросов появляется запрос в статусе Новый запрос.

Создать новый запрос можно также копированием по кнопке Копировать в списке запросов.

Подробнее см. Работа со списками

3. Откройте страницу нового Запроса по кнопке Открыть.

4. Откройте веб-форму Запроса в списке исходящих документов по кнопке Редактировать.

Введите данные в веб-форму запроса.

Данные можно ввести вручную или загрузить из файла.

6. Сохраните заполненный запрос по кнопке Далее.

7. При необходимости загрузите Контракт из файла: по кнопке Добавить контракт откройте форму Загрузка документа и по кнопке Выбрать выберите для загрузки файл в формате XML.

Подробнее о создании электронных документов в формате XML см. Редактор документов

8. Отправьте Запрос в ТО (в комплекте с договором хранения) по кнопке Отправить запрос, заверив его ЭП по запросу системы.

В ответ от ТО вы получаете Подтверждение получения запроса должностным лицом таможенного органа, которое отображается в списке входящих документов.

9. Ознакомьтесь с подтверждением, открыв его по кнопке Просмотр или щелчком по строке документа в списке входящих.

Получение описи документов

Полученная из ТО опись документов появляется в списке входящих документов.

Отправьте подтверждение о получении перечня документов и ознакомьтесь с описью, открыв ее на просмотр по кнопке Просмотр в колонке Действия.

Запрос документов из архива

После получения описи из ТО становится доступным действие по запросу из архива электронных документов, включенных в опись.

Для запроса документов из архива нажмите кнопку Запросить документы из архива.

Поступившие по запросу документы появляются в списке входящих документов.

При извлечении документов из архива декларанта они отобразятся в разделе Входящие документы.

В случае ошибки при извлечении документов из архива вы получаете Отказ в предоставлении электронных документов владельцу СВХ.

Предоставление отчетности ДО-1

Владелец СВХ обязан представлять таможенному посту, в регионе деятельности которого функционирует СВХ, отчетность по форме ДО-1 при принятии товаров на хранение.

Создание и передача отчетности ДО-1 в ТО

1. В меню сервиса Отчетность по СВХ выберите пункт Список отчетов ДО-1.

2. Создайте отчет по кнопке Создать новое предоставление ДО-1.

Создать новый отчет можно также копированием по кнопке Копировать в списке отчетов.

О работе со списками см. Работа со списками

В списке отчетов появляется отчет в статусе Новая процедура.

3. Откройте страницу отчета по кнопке Открыть в колонке Действия в списке отчетов.

4. Откройте веб-форму отчета ДО-1 по кнопке Редактировать в колонке Действия списка Исходящие документы.

5. Заполните веб-форму отчета ДО-1.

Данные в отчет можно ввести вручную или загрузить из файла.

6. При необходимости приложите к отчету один или несколько документов для передачи в ТО комплектом

• загрузите документ из XML-файла по кнопке Добавить документ в комплект ДО1
• создайте новый документ и заполните его по кнопке Добавить документ в комплект ДО1

7. Отправьте отчет в ТО (в комплекте с приложенными документами) по кнопке Предоставить отчетность ДО-1, заверив его ЭП по запросу системы.

После передачи отчетности ожидайте от ТО поступление уведомления о регистрации или об отказе в регистрации отчета ДО-1.

Получение уведомления о регистрации или об отказе в регистрации отчета ДО-1

Полученное Уведомление о регистрации отчета ДО-1 отображается в списке входящих документов.

При получении отказа в регистрации отчетности ДО-1 – в списке входящих документов появляется Отказ в запрашиваемых действиях.

Ознакомьтесь с причиной отказа, открыв Отказ в запрашиваемых действиях на просмотр по кнопке Просмотр в колонке Действия

Для внесения изменений в отчет по форме ДО-1 нажмите кнопку Предоставление отчетности ДО-1. Отчет о помещении товара на СВХ по форме ДО-1 станет доступен для редактирования.

Получение Уведомления / Акта об истечении сроков временного хранения товаров

Заблаговременно, но не позднее, чем за 15 дней до истечения срока временного хранения, ТО направляет владельцу СВХ Уведомление об истечении сроков временного хранения товаров.

На следующий день после истечения срока временного хранения таможенный орган направляет владельцу СВХ Акт, фиксирующий факт истечения срока временного хранения.

Полученный от ТО документ Уведомление / Акт об истечении сроков временного хранения товаров отображается в списке входящих документов.

Если вы получили Уведомление, то статус процедуры не меняется.

Если вы получили Акт, то статус процедуры принимает значение Срок хранения истек.

Подтвердите получение документа по кнопке Подтвердить получение документа и ознакомьтесь с полученным документом, открыв его на просмотр по кнопке Просмотр в колонке Действия.

Продление сроков временного хранения

Если владелец СВХ является уполномоченным в отношении товаров лицом, то он выполняет передачу в ТО заявления о продлении сроков временного хранения.

1. Откройте веб-форму нового Заявления на продление срока временного хранения товаров по кнопке Заявление на продление сроков.

2. Заполните веб-форму заявления вручную или загрузите его из XML-файла.

В ответ от ТО вы получаете Уведомление о принятом решении по продлению сроков, которое отображается в списке входящих документов.

Ознакомьтесь с решением, открыв его по кнопке Просмотр или щелчком по строке документа в списке входящих.

Предоставление отчетности ДО-2

Владелец СВХ обязан представлять таможенному посту, в регионе деятельности которого функционирует СВХ, отчетность по форме ДО-2 при выдаче товаров с территории СВХ.

Создание и передача отчетности ДО-2 в ТО

1. В меню сервиса Отчетность по СВХ выберите пункт Список отчетов ДО-2.

2. Выберите из выпадающего списка ДО-1 и создайте отчет по кнопке Создать новое предоставление ДО-2.

В списке отчетов появляется новый отчет ДО-2 в статусе Новый отчет.

Создать новый отчет можно также копированием по кнопке Копировать в списке отчетов.

О работе со списками см. Работа со списками

3. Откройте страницу отчета по кнопке Открыть в колонке Действия в списке отчетов.

4. Откройте веб-форму отчета ДО-2 по кнопке Редактировать в колонке Действия списка Исходящие документы.

5. Заполните веб-форму отчета ДО-2.

Данные в отчет можно ввести вручную или загрузить из файла.

6. Отправьте отчет в ТО по кнопке Предоставить отчетность ДО-2, заверив его ЭП по запросу системы.

После получения отчета ДО-2 таможенным органом он переходит в статус Отчетность ДО-2 предоставлена.

Получение уведомления о регистрации или об отказе в регистрации отчета ДО-2

При поступлении от ТО уведомления о регистрации отчетности ДО-2:

• полученный документ появляется в списке входящих документов;
• Отчет ДО-2 получает статус Отчетность ДО-2 зарегистрирована;
• на странице отчета отображаются присвоенный регистрационный номер отчета ДО-2 и регистрационный номер соответствующего отчета ДО-1.

При поступлении от ТО отказа в регистрации отчетности  ДО-2:

• процедура переходит в статус В регистрации ДО-2 отказано;
• в списке входящих документов появляется документ Отказ в запрашиваемых действиях.

Ознакомьтесь с полученным документом, открыв его на просмотр по кнопке Просмотр в колонке Действия списка входящих документов.

Для внесения изменений в отчетность по форме ДО-2 нажмите кнопку Предоставление отчетности ДО-2. Документ Предоставление отчетности по форме ДО-2 станет доступен для редактирования.

Предоставление отчетности ДО-3

Владелец СВХ обязан представлять таможенному посту, в регионе деятельности которого функционирует СВХ, отчетность по форме ДО-3 по разовому требованию таможенного органа.

Получение требования на предоставление отчетности по форме ДО-3

1. В меню сервиса Отчетность по СВХ выберите пункт Список отчетов ДО-3.

При поступлении от ТО Требования на предоставление отчетности ДО-3 в списке отчетов ДО-3 появляется новая строка отчета в статусе Новое требование.

2. Откройте страницу нового отчета по кнопке Открыть.

В списке входящих документов отображается Требование о предоставлении отчетности по форме ДО-3.

4. Подтвердите получение требования: по кнопке Отправить подтверждение получения требования ДО-3 откройте веб-форму подтверждения, заполненную автоматически, и по кнопке Далее отправьте подтверждение в ТО.

Создание и передача отчетности ДО-3 в ТО

1. Со страницы отчета откройте веб-форму отчета по кнопке Редактировать.

2. Заполните веб-форму отчета ДО-3

3. Отправьте отчет в ТО по кнопке Предоставить отчетность ДО-3.

После поступления отчета в ТО он получает статус Отчетность ДО-3 предоставлена.

4. Ожидайте от ТО уведомления о регистрации или об отказе в регистрации отчета ДО-3.

Получение уведомления о регистрации или об отказе в регистрации отчета ДО-3

При поступлении от ТО уведомления о регистрации отчета ДО-3:

• в списке входящих документов появляется Уведомление о регистрации отчетности ДО-3;
• отчету присваивается регистрационный номер, который отображается в поле Рег. номер;
• отчет переходит в статус Отчетность ДО-3 зарегистрирована.

При поступлении от ТО отказа в регистрации отчетности  ДО-3:

• в списке входящих документов появляется Отказ в запрашиваемых действиях;
• отчет получает статус В регистрации ДО-3 отказано.

Ознакомьтесь с полученным документом, открыв его на просмотр по кнопке Просмотр в колонке Действия списка входящих документов.

Для внесения изменений в отчет по форме ДО-3 нажмите кнопку Предоставление отчетности ДО-3. Документ Предоставление отчетности по форме ДО-3 станет доступен для редактирования.

Источник: //edata.customs.ru/FtsPersonalCabinetHelp/Content/Help/WarehouseReport/SVH_otchetnost.htm

Документы временного хранения

Документы, образующиеся в деятельности организаций, по срокам хранения подразделяются на документы временного срока хранения (до 10 лет включительно) (приказы по административно-хозяйственным вопросам, первичные учетные документы и соглашения к ним, путевые листы и т.д.); документы долговременного срока хранения (свыше 10 лет) (личные дела, техническая документация и т.д.); документы постоянного (вечного) хранения (планы, отчеты, постановления, решения и др.).

Систематизация документов, быстрый поиск и использование информации, изложенной в них, возможны лишь при четкой классификации документов.

Данная статья посвящена организации работы по временному хранению документов.

Для чего нужна номенклатура дел?

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение и хранение документов в делах, является номенклатура дел.

Номенклатура дел – это многоцелевой документ: организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Она поможет распределить исполненные документы в дела, систематизировать и учесть дела, закрепить индексы и установить сроки хранения дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета делвременного (до 10 лет включительно)хранения.

Кстати

Документы временного хранения составляют самую весомую часть всего документооборота каждой организации.

Прежде чем приступить к составлению номенклатуры дел, необходимо изучить нормативные и методические документы, функции структурного подразделения, особенности его делопроизводства, состава и содержания документов, порядок определения сроков их хранения, составления и систематизации заголовков дел. Особое внимание необходимо уделить изучению документов прошлых лет, если они имеются.

Важно

Если объем документов в организации достиг пяти тысяч дел (подсчет производится на основании итоговых записей в номенклатурах дел организации прошлых лет с учетом дел, заведенных в текущем году), то необходимо ввести в штатное расписание должность архивиста.

Типовая, примерная, индивидуальная номенклатура дел

Порядок разработки и утверждения номенклатуры дел регулируется Основными правилами работы архивов организации, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее – Основные правила работы архивов организаций).

В соответствии с п. 3.4.4 Основных правил работы архивов организаций различают три вида номенклатур дел: типовая, примерная и индивидуальная номенклатуры дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации – это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Обратите внимание

Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел. Номенклатура дел нескольких структурных подразделений, сведенных в единый документ, составляет сводную номенклатуру дел организации.

Номенклатура дел организации (сводная номенклатура) оформляется на общем бланке организации.

Обратите внимание

Согласно абз. 2 п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций вновь созданная организация или структурное подразделение обязаны разработать номенклатуру дел в месячный срок.

Новый год – новая номенклатура дел

Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года (абз. 5 п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций).

После утверждения руководителем организации номенклатура дел вводится в действие с 1 января следующего календарного года, а выписки из номенклатуры дел или ее копии рассылаются всем структурным подразделениям организации для использования в работе. Фрагмент номенклатуры дел приведен в Примере 1.

Архивисты-практики предлагают разделить графу 4 на две самостоятельные: «Срок хранения дела (тома, части)» и «Номер статей по перечню» (Пример 2).

Перечни документов с указанием сроков хранения

Ведущая роль в установлении сроков хранения документов и подготовке документов к плановому уничтожению принадлежит перечням документов с указанием сроков хранения.

Наш словарик

Перечень документов со сроками хранения – систематизированный список видов и категорий документов с указанием сроков их хранения (п. 141 ГОСТ Р 7.0.8-2013).

Перечни документов могут быть:

• типовыми (для всех организаций);
• ведомственными (для отдельных отраслей деятельности);
• примерными (для однородных организаций).

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях формируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, документами по личному составу, бухгалтерской документацией. Все эти документы выполняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые сроки хранения.

Однако типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, военные документы и т.п.).

Поэтому министерства и ведомства на основании типового перечня разрабатывают ведомственные перечни, содержащие полную информацию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой системы и включающие типовые документы.

Примерные перечни документов разрабатывают для однотипных организаций (например, акционерных обществ). Данные перечни имеют рекомендательный характер.

Чаще всего перечни начинаются с указаний по применению при определении сроков хранения дел. Далее идет список категорий документов по статьям.

Источник: //www.profiz.ru/sr/6_2014/vrem_hranenie/