Форма листа использования документов

Содержание

Бланки документов. Виды, оформление, требования

Согласно ГОСТ Р 7.0.8–2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. бланк документа — это лист бумаги или электронный шаблон с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

Виды бланков

В соответствии с ГОСТ Р 7.0.97–2021 “Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов.”

Бланки бывают следующими:

Общий бланк. Он используется для изготовления любого вида документа, кроме делового письма.В общий бланк документа включаются следующие реквизиты:
1. герб, эмблема, товарный знак;
2. наименование организации — автора документа;
3. место составления (издания) документа.

Бланк письма

В бланк письма включаются следующие реквизиты:

герб, эмблема, товарный знак;
наименование организации — автора документа;
справочные данные об организации;
регистрационный номер документа;
дата документа.

Бланк конкретного вида документа (приказа, распоряжения)

В бланк конкретного вида документа включаются следующие реквизиты:

герб, эмблема, товарный знак;
наименование организации — автора документа;
регистрационный номер документа;
дата документа;
наименование вида документа;
место составления (издания) документа.

Образец письма на бланке
Образец приказа на бланке

ГОСТ Р 7.0.97–2021 добавил 2 вида бланка: бланк структурного подразделения и бланк должностного лица. Однако использование бланков с такими реквизитами не обязательно. Организация сама вправе решать какие бланки она будет использовать.

Для оформления документов в электронном виде используются электронные шаблоны бланков, которые позволяют создавать юридически полноценные документы в электронном виде. Они воспроизводят все реквизиты в электронном виде (кроме герба). Используются многократно.

Бланки документов изготавливаются на основе продольного или углового расположения реквизитов. Расположение реквизитов на бланке не влияет на юридическую силу документа или его правовой статус.

На продольном бланке реквизиты размещаются вдоль верхнего поля и центрируются.

Продольные бланки на практике используются преимущественно для подготовки приказов, распоряжений, протоколов.

Наиболее удобным и экономичным является угловой бланк. В этом случае правая сторона верхней части листа используется для размещения реквизитов «Адресат» «грифа утверждения документа», написания резолюций.

Угловыми бывают бланки актов, писем.

Правила использования бланков:

Для изготовления организационно-распорядительных документов устанавливаются два формата бланков согласно ГОСТ 9327–60: A4 и A5, с размерами полей не менее:
левое — 20 мм;правое — 10 мм;верхнее — 20 мм;нижнее — 20 мм.
Организация имеет право сама решать, какие размеры полей целесообразно установить для различных видов документов, но не менее тех размеров, которые установлены.
Проекты писем, приказов и распоряжений, подготовленные совместно с другими органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации или организациями, печатаются на стандартных листах бумаги (формата А4) без бланка.
Типографским способом для учета количества бланков в организации должны изготавливаться бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. Снимать копию с типографских бланков не допускается.
Документы, составляющие внутреннюю переписку (служебная записка), оформляются на стандартных листах бумаги формата А4 без использования бланков.
Использование и учет бланков ведется канцелярий или сотрудником, ответственным за делопроизводство.
Утверждается и вводится в действие бланк документа приказом организации.

Образцы бланков документов организации разрабатываются службой делопроизводства.

Также инициаторами изготовления бланков документов могут быть структурные подразделения организации или должностные лица, которые имеют право подписи бланка.

В таком случае они в порядке, предусмотренном инструкцией по делопроизводству организации, могут направить служебную записку в службу делопроизводства для изготовления бланка структурного подразделения или должностного лица.

Скопируйте или скачайте:

Образец бланка делового письма
Образец бланка документа «Для служебного пользования»
Образец приказа на бланке
Образец распоряжения на бланке

“,”author”:”ÐÐ²ÑÐ¾Ñ: ÐÐ½Ð½Ð°”,”date_published”:”2014-01-08T00:00:00.000Z”,”lead_image_url”:”//4.bp.blogspot.com/-ux_aQS0OZ8g/XJ4W_vYtI/AAAAAAAAEjk/1EpM_uXl5Ncr735CYGRpncmzZe9MX13VwCLcBGAs/w1200-h630-p-k-no-nu/%25D0%25BE%25D0%25B1%25D1%2589%25D0%25B8%25D0%25B9%2B%25D0%25B1%25D0%25BB%25D0%25B0%25D0%25BD%25D0%25BA.png”,”dek”:null,”next_page_url”:null,”url”:”//www.docdelo.ru/2014/10/blanki-documentov.html”,”domain”:”www.docdelo.ru”,”excerpt”:”ÐÐ°ÐºÐ¸Ðµ Ð±ÑÐ²Ð°ÑÑ Ð±Ð»Ð°Ð½ÐºÐ¸ Ð´Ð¾ÐºÑÐ¼ÐµÐ½ÑÐ¾Ð²? Ð¢ÑÐµÐ±Ð¾Ð²Ð°Ð½Ð¸Ñ Ðº Ð±Ð»Ð°Ð½ÐºÐ°Ð¼ Ð´Ð¾ÐºÑÐ¼ÐµÐ½ÑÐ¾Ð², Ð¾Ð±ÑÐ°Ð·ÐµÑ Ð±Ð»Ð°Ð½ÐºÐ° Ð´ÐµÐ»Ð¾Ð²Ð¾Ð³Ð¾ Ð¿Ð¸ÑÑÐ¼Ð°, Ð¾Ð±ÑÐ°Ð·ÐµÑ Ð±Ð»Ð°Ð½ÐºÐ° Ð¿ÑÐ¸ÐºÐ°Ð·Ð° Ð¸ Ð¿Ð¾Ð»Ð½Ð¾Ðµ Ð¾ÑÐ¾ÑÐ¼Ð»ÐµÐ½Ð¸Ðµ Ð±Ð»Ð°Ð½ÐºÐ¾Ð² Ð½Ð° docdelo.ru”,”word_count”:557,”direction”:”ltr”,”total_pages”:1,”rendered_pages”:1}

Источник: //www.docdelo.ru/2014/10/blanki-documentov.html

Форма листа использования документов

Наименованиеорганизации

ЛИСТИСПОЛЬЗОВАНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Фонд№ _________________Опись № ___________________ Дело№_________

Заголовокдела_______________________________________________________

Дата использования	Кому выдан: фамилия инициалы (разборчиво)	Характер использования (копирование, выписки, просмотр и др.)	№ использованных листов	Подпись лица, использовавшего дело
1	2	3	4	5

Пример 12

Карта-заместитель дела

Дело________________________________________________________________

(№и название)

Опись_______________________________________________________________

(№и название)

Фонд________________________________________________________________

(№и название)

Выданово временное пользование (читальныйзал):

№ п/п	Ф.И.О. пользователя	Дата выдачи	Дата возврата
1	2	3	4

Вопросы длясамоконтроля:

Цели использования документов АФ РФ.
Значение документальных памятников в развитии культуры.
Использование документов в социально-правовой сфере.
Организация использования документов Архивного фонда Российской Федерации.
Виды информационных документов в архивах.
Организация выставок документов.
Организация работы читального зала.

Лекция 12. Организация работы государственного архива, планирование и отчетность архивных учреждений

План:

12.1. Порядок работыархива.

12.2. Планированиев архиве.

12.3. Работа сперсоналом.

12.1. Порядок работы архива

Управление вцелом – этообщее свойство, присущеетехнико-технологическим, биологическими социальным системам: для сохраненияили поддержания существующих параметровсистемы; изменения каких-либо параметровна величину (+); изменения каких-либопараметров на величину (-), т.е. сведениесуществующих параметров к 0.

Виды управленияопределяются предполагаемым или реальнымобъектом управления, при этом существуют:технико-технологические системыуправления (неживые); автоматизированныесистемы управления технологическимипроцессами; биологические системы(живые); социальные системы, где главнымсубъектом и объектом управления являетсячеловек.

Менеджмент – этосовокупность современных концептуальныхмоделей и специфических технологий,нацеленных на постоянное изменение иразвитие предприятий и организаций вдинамично меняющейся среде хозяйствования.

Основными функциямиуправления на сегодняшний день являются:

организация – предметная деятельность, организация как процесс достижения цели, задач и используемых мер, действий, решений;
прогнозирование – система и процесс определения вероятностей событий: научно-техническое; экономическое; экологическое; политическое;
планирование – система и процесс определения и установления плановых показателей на определенный период времени;
координация – взаимная увязка работ, задач по видам, исполнителям, объемам и срокам;
работа с персоналом – изучение различных способов стимулирования деятельности, психологических мотиваций работников и др.;
маркетинг – вид человеческой деятельности, связанной с изучением спроса на товары и реализацией мер по удовлетворению этого спроса;
инновации – нововведения на предприятиях, в организациях.

Характерныефункции для архивов: планирование,работа с персоналом и маркетинг.

Вся деятельностьархива базируется на правовой основе.

Нормативно-правовую базу архивасоставляют помимо архивногозаконодательства, нормы гражданского,административного и трудового праваРФ, постановления и указы правительства,ведомственные нормативные акты (приказыРосархива, постановления ее коллегии,основные правила работы государственныхи ведомственных архивов, отраслевыеинструкции и нормативы, типовые структуры,типовые нормы времени и выработки наосновные виды работ в архивах).

Основные нормативныедокументы, которыми в своей работеруководствуются директор архива ируководители структурных подразделений,разрабатываются в самом архиве иутверждаются органами управленияархивным делом данного субъекта РФ.Состав этих документов различен длягосударственных архивов и архивовучреждений:

Государственный архив

Архив учреждения

Положение об архиве (Устав архива).
Положение о структурном подразделении архива.
Структура и штатная расписание архива.
Смета расходов архива на год
Должностные инструкции сотрудников.

Положение об архиве учреждения; положение о центральном отраслевом архиве; положение о центральном архиве министерства, ведомства; положение об объединенном ведомственном (межведомственным) архиве.
Инструкция о службе документационного обеспечения управления (ДОУ) или инструкции по делопроизводству организации.
Если в архиве учреждения есть подразделения – положение о структурном подразделении.
Должностные инструкции сотрудников архива.

Самый важныйдокумент, определяющий деятельностьархива – Положение (Устав).

Положение огосударственном архиве или архиве учреждения (Устав) определяет егоюридический статус (юридическое лицо,структурное подразделение); ранг(центральный республиканский, объединенныйведомственный); профиль архива (источникикомплектования, состав документов,принимаемых на хранение); задачи,функции, права и обязанности архива,организационные основы деятельностиархива.

Положение оструктурном подразделении архиваопределяет задачи, функции, права,организацию деятельности структурногоподразделения архива.

Должностныеинструкции сотрудников определяютобязанности, права и ответственностьсотрудников архива. Они составляютсяна всех сотрудников, кроме директораархива и его заместителей.

Штатное расписание– перечень должностей учреждения(организации) с указанием количества иразмера должностных окладов.

Все эти документы,кроме Положения об архиве и инструкциио службе документационного обеспеченияуправления (ДОУ), подписываются директоромархива.

Положение (Устав)о государственном, центральном отраслевомархивах, центральном архиве министерства(ведомства) утверждаются соответствующиморганом управления архивными делами.

Источник: //StudFiles.net/preview/5333046/page:30/