+7(499)-938-48-12 Москва
+7(812)-425-63-82 Санкт-Петербург
8(800)-350-73-64 Горячая линия

Журнал учета печатей и штампов в Федеральной регистрационной службе

/ Таможенное право / Печати и штампы как вести учет

Это проводят с обязательным оттиском клише в отдельной графе, в строке данных о получателе.

  • Каждая новая запись регистрируется при получении очередного предмета учета и при его передаче другому лицу.
  • На страницах фиксируются даты выдачи и фамилии ответственных лиц, получивших под роспись учтенные предметы для штампования и заверения бумаг. За их сохранность сотрудники несут материальную ответственность.
  • Не менее 1 раза в год проводится проверка состояния и наличия печатей и штампов у назначенных за хранение лиц. В основном это мероприятие объединяют с проведением инвентаризации, которая также проводится ежегодно. При этом данные в ходе проверки вносятся в журнал после последней записи.

В каждой организации этот вопрос решают по-разному, в зависимости от ее особенностей и понимания важности этой работы. В государственных организациях данный вопрос отнесен к ведению службы делопроизводства.

Внимание

Например, Временной инструкцией по делопроизводству в Федеральной регистрационной службе, утвержденной приказом Федеральной регистрационной службы от 14.06.2005 № 77, установлено: 8.1.8. Изготовление всех печатей и штампов осуществляется централизованно через Управление делами и делопроизводства.

Заявки о необходимости изготовления того или иного вида печати (штампа), их эскизы оформляются в структурных подразделениях и визируются в Управлении делами и делопроизводства на предмет проверки соответствия эскизов требованиям ГОСТа.

Как нужно вести учет печатей и штампов компании

Герб города и района Российской Федерации помещается на печатях органов представительской и исполнительной власти города и района в соответствии с нормативно-правовыми актами этого города или района.

Печати в коммерческих организациях В негосударственных организациях используется печать фирмы, которая приравнивается к гербовой.

В центре такой печати размещается эмблема или аббревиатура организации с указанием ее наименования, по окружности – полное наименование организации с указанием ее организационно-правовой формы и номера ее государственной регистрации (в регистрационном реестре). Пункт 7 ст.

2 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» устанавливает состав информации в печати общества: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения.

Об учете печатей и штампов в бюджетных учреждениях (репин а.)

Важно

Стоимость печати без НДС можно полностью включить в состав материальных расходов. Сделать это можно в момент оформления отпуска печати актом или требованием-накладной.

То есть в налоговом учете расход отражается в тот же день, что и в бухгалтерском. Такой вывод следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

4 главных правила заполнения и ведения журнала учета печатей и штампов

Замена и приобретение печатей и штампов Замена и приобретение печатей (штампов) производятся на основании приказа (распоряжения) руководителя по представлению руководителей структурных подразделений организации.

Для изготовления печатей и штампов оформляется заказ в организацию (фирму), изготавливающую печати и штампы. Печати и штампы числятся за получившим их лицом до их передачи (сдачи) либо замены (уничтожения). Печати (штампы), подлежащие замене, уничтожаются.

Уничтожение печатей и штампов производится комиссией, которая создается приказом руководителя организации.
Способ уничтожения определяется комиссией.

Уничтожение печатей и штампов предполагает полное разрушение их печатающей поверхности и формы, не допускающее возможности восстановления и дальнейшего использования.

/Порядок использования печатей и штампов /Учёт печатей и штампов. Журнал учета печатей и штампов Учёт печатей и штампов.

Для учета печатей и штампов ведется журнал, который находится у лица, ответственного за хранение печатей и штампов и хранится в сейфе. Журнал ведется по правилам ведения документов строгой отчетности.

Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется сургучной печатью и подписью руководителя организации, назначившего своим приказом лицо, ответственное за учет и хранение печатей и штампов. Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы.

Кто на предприятии должен вести «Журнал учета печатей и штампов»? Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами.

Как правильно вести журнал учета печатей и штампов?

Штамп с реквизитами предприятия, как правило, небольшого размера с рамкой. Он включает краткое наименование организации, место регистрации, ИНН. Маркировочные штампы используются для внутренних нужд предприятия (маркировки продукции, тары и др.) с использованием специальной штемпельной краски.

Их размеры, форма и содержание не регламентируются. Как хранить печати и штампы Основная круглая печать организации должна находиться у руководителя отдела, назначенного приказом руководителя организации, и храниться у него в сейфе.

Она может выдаваться под расписку другим работникам в случаях, когда этот руководитель отсутствует длительное время либо возникает необходимость использования печати в выходные и праздничные дни или использования ее за пределами организации.

Простые (вспомогательные) печати и штампы находятся у работников организации, ответственных за их использование и сохранность.

Учет печатей и штампов

Кто несет ответственность за печати и штампы Изготовление, учет, замену, хранение, передачу и уничтожение печатей и штампов обеспечивает лицо, назначенное приказом руководителя организации.

В случае его увольнения приказ переиздается и назначается другое ответственное лицо. Ответственность за использование и хранение печатей и штампов после выдачи их структурным подразделениям возлагается приказом руководителя на работников, получивших такие печати и штампы.

Вопрос о том, кто в организациях должен отвечать за учет печатей и штампов, не регламентирован никакими нормативными правовыми актами. В каждой организации этот вопрос решают в зависимости от особенностей и понимания важности этой работы.

Выдача печатей и штампов осуществляется под расписку в журнале работникам, персонально ответственным за их использование. Т.В.

Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем

Источник: журнал «Главбух» Срок службы печатей и штампов, как правило, превышает 12 месяцев, однако поскольку их стоимость менее 40 000 руб. в бухгалтерском учете ее учитывают как материально-производственные запасы ( п. 5 ПБУ 6/01 ). Стоимость приобретенной печати учитывают на счете 10 «Материалы» (субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»).

Далее ее стоимость списывают в расходы по обычным видам деятельности. Для этого используется счет 26 «Общехозяйственные расходы» или счет 44 «Расходы на продажу». Что касается документального оформления, то списание оформляется либо актом на отпуск материалов, либо требованием-накладной.

Для контроля сохранности печатей их целесообразно учитывать на забалансовом счете. Ниже вы найдете бухучет штампов на примере. ПримерООО «Седьмое небо» (турагент) приобрело новую печать, так как прежняя пришла в негодность.

Для проведения проверок состояния учета и хранения печатей и штампов в организации могут создаваться специальные комиссии. По результатам проверки составляется справка (акт), представляемая руководителю для принятия мер по обеспечению надлежащего учета и условий хранения печатей и штампов.

При переводе или увольнении работника, ответственного за учет и хранение печатей и штампов, руководитель назначает комиссию для проверки фактического наличия печатей и штампов.

Результаты проверки отражаются в акте приема-передачи печатей и штампов другому работнику, назначенному приказом руководителя ответственным за их учет и хранение. В акте должно быть приложение с оттисками печатей и штампов.

Источник: http://strahovanie58.ru/pechati-i-shtampy-kak-vesti-uchet/

Зачем нужен журнал учета печатей и штампов: образец заполнения, кто и когда его ведет

Журнал учета печатей и штампов в Федеральной регистрационной службе

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Журнал учета печатей и штампов: образец заполнения, порядок ведения

Небольшие организации могут обходиться только одной печатью. Она хранится у руководителя или главного бухгалтера. Необходимости в документальном контроле клише нет. Но чаще всего печатей несколько, поэтому их местонахождение должно быть официально зарегистрировано.

Печати и штампы организации

Обычно предприятия владеют единственной основной печатью и несколькими вспомогательными. Вспомогательные печати имеют тот же оттиск, что и основная, но добавляются надписи, указывающие на отдел:

Печать автомат: правила хранения

  • канцелярия
  • склад
  • секретариат и т.д.

С помощью штампов в документах отражают реквизиты, адрес организации, регистрационный номер или другие служебные отметки, которые делать вручную долго и неудобно. Ограничений по числу штампов для организаций нет.В некоторых фирмах набор для оттисков оказывается очень объемным.

Юридическая значимость печатей высока, поэтому требуется контроль их местонахождения. Печати хранятся в сейфе, штампы можно оставлять в выдвижных ящиках. Обеспечить надзор за движением штемпелей во время работы помогает журнал учета печатей и штампов (далее Журнал).

Особенности учетного документа

Журнал помогает быстро определить, в каком подразделении можно найти ту или иную печать, когда и кому она выдавалась, была ли утеряна, уничтожена и т.д.

Жесткого законодательного регламента в отношении формы документа нет. Организация может сама разработать макет Журнала и включить в него необходимые графы. По стандарту РФ (ГОСТ Р 6.30-2003) применяются обязательные требования:

В Журнале прописываются наименование предприятия или его подразделения, период начала и завершения ведения. Учет осуществляется в таблице, включающей обычно четыре колонки:

Форма готового журнала

  • номер
  • наименование штампа или печати
  • выдача
  • возврат

Если возникает необходимость конкретизации, колонки делают составными. К примеру, графу «Выдача» можно разделить:

  • цель выдачи
  • дата
  • время
  • фамилия получателя
  • роспись и т.д.

Некоторые организации добавляют столбцы, в которых представлен оттиск печати или штампа. Нередко используется колонка «Примечания», где кроме комментариев можно отметить дату уничтожения клише, причину его ликвидации и номер акта, которым это действие оформлено.

Заполнение Журнала в электронном виде не ведется. Оформление записей осуществляется только в рукописном варианте, поскольку в каждой строке требуются подписи пользователей печати и лица, ответственного за учет.

Кто и когда ведет Журнал

Специальной должности для человека, хранящего и ведущего данный документ, нет. Обязанность учета печатей может быть возложена на любого сотрудника. Чаще всего это:

Ответственный делопроизводитель

  • секретарь
  • делопроизводитель
  • сотрудник канцелярии
  • бухгалтер

Если предприятие ведет интенсивную коммерческую деятельность, имеет обширный штат и мощный торговый оборот, целесообразно доверить контроль над печатями начальнику службы безопасности.

Для назначения ответственного за учет печатей руководитель издает распоряжение или приказ. Если сотрудник, ознакомившись с приказом, готов принять на себя новую обязанность, он подписью подтверждает свое согласие. На крупных предприятиях целесообразно указать в приказе лицо, которое будет заменять ответственного за Журнал во время отпуска или пребывания на бюллетене.

Отведение определенного времени для ведения Журнала не практикуется – сотрудник следит за правильностью и своевременностью оформления учетного документа по мере необходимости в течение рабочего дня.

Как правильно вести учет

За ведение Журнала и сохранность печатей (штампов) отвечает назначенный сотрудник. С того момента, как организации выдается клише, запись об этом вносится в Журнал. В этом документе должны быть собраны сведения обо всех действующих и ранее уничтоженных комплектах для оттисков с указанием дат поступления, ликвидации, а также с упоминанием номеров актов данных событий.

Передавать печать сотруднику, которому предстоит с ней работать, можно только после соответствующей отметки в Журнале и его подписи. Требуется отследить и отметить в документе факт последующего возврата печати. Возврат подтверждают две подписи — сотрудника и ответственного за Журнал.

Раз в год на предприятии проводится плановая проверка печатей. Ревизии случаются и внеплановые, если есть подозрение, что клише поддельное. Особая комиссия по итогам проверки составляет акт. В Журнале при этом отмечаются итоги контрольного мероприятия, номер акта, печатные оттиски, дата проверки.

Скачать образец журнала учета [15.50 KB] Со временем резиновые клише стираются, и надписи становятся нечитаемыми. Тогда их необходимо заменять, оформляя актом уничтожение старой печати и поступление новой. В соответствующей строке учетного документа делается запись: «Печать ликвидирована по причине износа».

Данные общих рекомендаций по учету печатей и штампов на предприятии иногда целесообразно отразить в отдельной инструкции. Разработанная для конкретной компании инструкция может носить самостоятельный характер, или быть включенной в уже имеющееся руководство по делопроизводству в организации.

Если печать пропала

Когда выясняется, что одно или несколько клише потеряно (украдено), необходимо письменное обращение в полицию. На основании выданной отделением справки заказывают новую печать. Сообщить об инциденте нужно в регистрирующий орган, банк и СМИ.

В организации назначается комиссия, которая документально оформляет происшествие и выносит решение о степени вины ответственного лица. Если вина очевидна, сотруднику грозит дисциплинарное взыскание. В Журнале создается отметка: «Печать утеряна» и указывается номер акта.

Готовые печатные версии Журнала, предлагаемые магазинами канцтоваров, имеют от двадцати до шестисот страниц. После того, как последняя страница документа будет заполнена, он направляется в архив. Журналы оттисков передаются туда на вечное хранение.

Таким образом, все печати предприятия учитываются в специальном журнале. Это облегчает контроль и дает организации юридическую и экономическую защиту.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Источник: http://PravoDeneg.net/buhuchet/primary/zhurnal-ucheta-pechatej-i-shtampov-obrazets-zapolneniya.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.