Карта - заместитель документа (5 видео)

Выдача документов из архива организации | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Документы, сданные в архив, могут быть позже востребованы сотрудниками организации, сторонними компаниями и даже простыми гражданами. Важно знать, как правильно оформить выдачу дел во временное пользование и зафиксировать этот факт. При этом ответственный сотрудник должен быть осведомлен о правилах заполнения сопроводительных документов и нюансах работы с ними.

Содержание

Кому и для чего выдаются архивные документы?
Сроки использования документов
Заказ на выдачу документов
Книга выдачи документов во временное пользование
Новые статьи
Лист использования дела
Карта–заместитель дела
Передача архивных документов в стороннюю организацию
Образец оформления карты-заместителя дела
Карта заместитель дела
Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)
Форма акта о выдаче дел во временное пользование
🎥 Видео

Кому и для чего выдаются архивные документы?

В Основных правилах работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее «Основные правила») указаны следующие случаи выдачи документов из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1):

во временное пользование для сторонних организаций;
для использования сотрудниками организации;
для выполнения архивных работ с документами;
для научных и иных исследований граждан в читальном зале;
для проведения страхового копирования, а также специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния бумажных носителей.

Передача документов на хранение в архив организации

Чаще всего в обычной негосударственной организации из архива выдаются дела для использования собственными сотрудниками, и реже для ознакомления гражданами. Причем в последнем варианте для реализации такой возможности в архиве должен быть оборудован читальный зал: место, где человек сможет ознакомиться с делом и при желании сделать копии документов.

Сроки использования документов

В «Основных правилах» прописаны определенные сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

1 месяц для сотрудников организации;
1 месяц для просмотра документов в читальном зале архива;
3 месяца во временное использование в сторонних организациях;
полгода возможно экспонирование документов.

Гражданам запрещается выносить документы за пределы читального зала. Судебным и следственным органам архивные дела выдаются до момента прекращения дела или вынесения решения суда.

Продление указанных сроков выдачи дел во временное пользование органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования возможно в особых случаях.

Для этого оформляется разрешение руководителя организации в ответ на письменное заверение пользователя о сохранности документов.

Заказ на выдачу документов

Крупные организации, обладающие большим архивом, могут оформлять процесс использования архивных дел после поступления заказов от работников на их выдачу (Приложение 17 к «Основным правилам»).

Следует обратить внимание, что в предложенной Росархивом форме необходимо указать цель исследования архивных документов. Но в негосударственных компаниях сотрудники редко приходят за архивными материалами с научно-исследовательскими целями, поэтому в данном поле можно прописать следующее: «цель заказа документов».

Также при оформлении заказа на выдачу архивных дел желательно попросить сотрудника назвать структурное или иное обособленное подразделение, где он работает. Данная опция особенно актуальна для компаний с широкой сетью филиалов.

Передача электронных документов в архив организации

В условиях архива предприятия данную форму можно заполнить частично и направить сотрудникам по электронной почте. Они смогут заранее начать поиск нужного документа, что позволит сэкономить время. Собираясь сделать заказ из архива, на своем рабочем месте работнику нужно заполнить в форме графы 1–4 и отправить заявку в архив.

При приходе работника за документами заявка уже будет распечатана и зарегистрирована должным образом ответственными лицами архива. За получение документов сотрудник-заказчик должен расписаться в графе 5 формы, при возврате дела работник архива поставит свою подпись в графе 6. Исполненная заявка хранится в архиве до проведения инвентаризации состояния и наличия дел.

https://www.youtube.com/watch?v=_skb8LD8JcQ

Видео:ПОЛУЧЕНИЕ ВТОРОЙ ГРИНКАРД// СНЯТИЕ УСЛОВНОСТИ С ГРИНКАРД// ДОКУМЕНТЫ, ПРОЦЕСС, СРОКИСкачать

Пример заполненного требования на выдачу документов.

Форму заявки на выдачу документов, инструкцию по ее заполнению и образец желательно предложить для ознакомления сотрудникам в положении об архиве, инструкции по делопроизводству или другом регулирующем работу архива локальном нормативном акте организации. В маленьких предприятиях, при наличии совсем небольшого архива допускается выдача документов без письменного заказа. Факт выдачи архивного дела все равно будет отражен в специальных формах.

Книга выдачи документов во временное пользование

Факт выдачи документов из архива должен прописываться в Книге выдачи документов (Приложение 19 к «Основным правилам»). Особенность этой Книги в том, что ее ведение допускается исключительно в бумажном виде. Форма заполнения этого документа предполагает оставление личных подписей получателя архивного дела и ответственного сотрудника архива, принимающего дела обратно.

Книга выдачи документов ведется один календарный год. Завершенная в ушедшем году книга снабжается итоговой записью сотрудника архива и отправляется на хранение сроком три года с момента возврата всех выданных архивных дел.

Обращения граждан в архив организации

Пример титульного листа Книги выдачи документов.

В Книгу выдачи документов вносятся все выданные архивные дела, независимо от того, кому они выдавались, покидали ли они архив или их просматривали в читальном зале.

Образец заполнения Книги выдачи документов.

При заполнении Книги выдачи документов бывает недостаточно указать лишь фамилию сотрудника, затребовавшего дело. Ведь документ может получать и физическое лицо, и сторонняя организация. Поэтому графа «Кому выдано» должна заполняться максимально полно. Если при выдаче архивных дел составляется еще какой-либо документ, например специальный акт, его реквизиты указываются в графе «Примечание».

Новые статьи

Прошлогодняя книга закрывается в начале января. Ответственный за ее ведение сотрудник или начальник архива делает итоговую запись и заверяет своей подписью.

Лист использования дела

На каждое архивное дело, которое выдавалось на руки, должен оформляться лист использования. В нем нужно указывать основную информацию о выдаче дела: когда, кому и для чего оно понадобилось.

Образец формы листа использования можно найти в Приложении 20 к «Основным правилам». Лист использования ведется ответственным лицом архива, записи в него вносятся от руки.

Лист не вшивается, а вкладывается в дело и может использоваться много лет до внесения последней записи. Лист использования должен храниться в течение трех лет.

Образец заполнения листа использования архивного дела.

Карта – заместитель дела

В момент выдачи архивного документа его место на полке архива занимает специальная карта – заместитель дела (Приложение 21 к «Основным правилам»).

В форме Росархива указано, что дело выдано в читальный зал во временное пользование. Но ведь дело может затребовать сторонняя организация на месяц, или оно может уйти в прокуратуру по запросу на много недель. Поэтому в таблицу вносится отдельная колонка для указания маршрута дела.

Карта-заместитель заводится при первом же запросе архивного документа и хранится в деле. Сроки хранения карт-заместителей не определены, но логично будет оставлять их на то же время, что и лист использования, и Книгу выдачи документов.

Передача архивных документов в стороннюю организацию

При передаче архивных документов в стороннюю организацию заполняется специальный акт о выдаче дела во временное пользование (Приложение 18 к «Основным правилам»). В форме акте следует прописать перечень передаваемых дел, указать адрес получающей организации, с какой целью она их запрашивает и на каком основании.

В качестве основания для выдачи архивных дел в другую организацию может использоваться запрос, но на нем обязательно должна быть положительная резолюция руководителя компании – владелицы архива. Также дела могут быть выданы по личному приказу директора компании или вышестоящего ведомства, судебного постановления и т. д.

https://www.youtube.com/watch?v=APYvVhWy4sU

Акт подписывается руководителями обоих организаций, подписи скрепляются печатями (п. 4.5.6. «Основных правил»). Непосредственная передача и возврат документов фиксируются сотрудниками архива.

Видео:Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать

Пример заполненного акта о выдаче дел во временное пользование.

Акт о выдаче дел во временное пользование должен составляться в 2 экземплярах: один остается в архиве, другой забирает организация-заказчик.

Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в «Основных правилах», позволит обеспечить эффективное хранение документов и должный контроль за их использованием.

Образец оформления карты-заместителя дела

Наименованиепредприятия

Наименованиеструктурного подразделения

Карта заместитель дела

Дело___________________________________________________________

(номер и название)

Выдано во временноепользование

Ф.И.О.

пользователя

Дата

выдачи

Дата

возврата

Пример8

Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)

Наименованиеорганизации

Названиеархива

ЗАКАЗ(ТРЕБОВАНИЕ)РАЗРЕШАЮвыдачу дел

навыдачу документов Руководитель архива

_______________№____________ зав.читальным залом) (местосоставления) __________Расшифровка подписи

Дата

____________________________________________________________________

Видео:Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

(фамилия и инициалыисследователя; работника структурногоподразделения)

____________________________________________________________________

(темы исследования)

Фонд №	Опись №	Ед.хр. №	Заголовок ед.хр.	Расписка пользователя в получении	Расписка сотрудника читального зала в приеме
1	2	3	4	5	6

Формат А5 (148*210 мм)

Форма заказа навыдачу дел (оборотная сторона)

Подписиисследователя

Пример9

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Наименованиеорганизации

АКТ

_______________№_______

________________________

(местосоставления)

овыдаче дел во временное пользование _________________________________

(наименованиеорганизации, ее адрес, почтовый индекс)

Основание___________________________________________________________

Длякакой цели выдаютсядела__________________________________________

Выдаютсяследующие ед.хр. из фонда___________________________________

(названиефонда)

№ п/п	Опись №	Ед.хр. №	Заголовок ед.хр.	Крайние даты	Кол-во листов (время звучания, метраж)	Примечание
1	2	3	4	5	6	7

Всеговыдаются______________________________________________________ед.хр.,

(цифрами и прописью)

сроквозвращения____________________________________________________.

Видео:Выдача дел из архива организации во временное пользованиеСкачать

Дела выданы вупорядоченном состоянии, подшиты, вобложках, с пронумерованными листамии заверительными надписями.

Получатель обязуетсяне предоставлять дел, полученных вовременное пользование, для занятийпосторонним лицам, не выдавать по нимкопий, выписок и справок, не публиковатьдокументы без разрешения организации,выдавшей дела.

Получатель обязуетсявернуть дела в архив организации вуказанный в акте срок.

Получательпредупрежден об ответственности позакону в случае утраты или поврежденияполученных во временное пользованиедел.

https://www.youtube.com/watch?v=4BAUHfMnxdk

Наименованиедолжности Наименование должности

руководителяорганизации, руководителяорганизации-выдающего дела получателя

Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровкаподписи

Дата Дата

Гербоваяпечать организации Гербовая печатьорганизации

Выдалдела по поручениюруководства__________________________________________________________

(наименованиеорганизации)

Руководительархива

организации(лицо, ответственное за архив) Подпись И.О.Фамилия

Дата

Принялдела по поручениюруководства__________________________________________________________

(наименованиеорганизации)

Руководительархива

организации(лицо, ответственное заархив) Подпись И.О.Фамилия

Видео:Создание архива организации. Часть 3. Организация хранения документов (раздел 2).Скачать

Дата

Делавозвращены в полном объеме и сохранности.

Сдалпо поручению руководстваорганизации-получателя.

Руководительархива

организации(лицо, ответственное за архив) Подпись И.О.Фамилия

Дата

Принялпо поручению руководства организации,выдавшей дела.

Руководительархива

организации(лицо, ответственное за архив) Подпись И.О.Фамилия

Дата

Пример 10

Формакниги выдачи документов

Наименованиеорганизации

КНИГА ВЫДАЧИДОКУМЕНТОВ №_____________________

Начата___________________

Окончена__________________

№ п/п	Дата выдачи	Фонд №	Опись №	Ед.хр. №	Кому выдано	Расписка в получении дела	Дата возврата дела	Расписка в возвращении дела	Примечание
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10