Карта — заместитель документа

Карта - заместитель документа Карта

Видео:Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.Скачать

Урок 2. Документ. Основные понятия и типология документов. Правильный выбор вида документа.

Выдача документов из архива организации | Статьи | Журнал «Справочник секретаря и офис-менеджера»

Документы, сданные в архив, могут быть позже востребованы сотрудниками организации, сторонними компаниями и даже простыми гражданами. Важно знать, как правильно оформить выдачу дел во временное пользование и зафиксировать этот факт. При этом ответственный сотрудник должен быть осведомлен о правилах заполнения сопроводительных документов и нюансах работы с ними.

Кому и для чего выдаются архивные документы?

В Основных правилах работы архивов организации, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее «Основные правила») указаны следующие случаи выдачи документов из архива организации во временное пользование (п. 4.5.1):

  • во временное пользование для сторонних организаций;
  • для использования сотрудниками организации;
  • для выполнения архивных работ с документами;
  • для научных и иных исследований граждан в читальном зале;
  • для проведения страхового копирования, а также специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния бумажных носителей.

Передача документов на хранение в архив организации

Чаще всего в обычной негосударственной организации из архива выдаются дела для использования собственными сотрудниками, и реже для ознакомления гражданами. Причем в последнем варианте для реализации такой возможности в архиве должен быть оборудован читальный зал: место, где человек сможет ознакомиться с делом и при желании сделать копии документов.

Сроки использования документов

В «Основных правилах» прописаны определенные сроки использования документов вне архива (п. 4.5.2):

  • 1 месяц для сотрудников организации;
  • 1 месяц для просмотра документов в читальном зале архива;
  • 3 месяца во временное использование в сторонних организациях;
  • полгода возможно экспонирование документов.

Гражданам запрещается выносить документы за пределы читального зала. Судебным и следственным органам архивные дела выдаются до момента прекращения дела или вынесения решения суда.

Продление указанных сроков выдачи дел во временное пользование органам суда и прокуратуры, а также для экспонирования возможно в особых случаях.

Для этого оформляется разрешение руководителя организации в ответ на письменное заверение пользователя о сохранности документов.

Заказ на выдачу документов

Крупные организации, обладающие большим архивом, могут оформлять процесс использования архивных дел после поступления заказов от работников на их выдачу (Приложение 17 к «Основным правилам»).

Следует обратить внимание, что в предложенной Росархивом форме необходимо указать цель исследования архивных документов. Но в негосударственных компаниях сотрудники редко приходят за архивными материалами с научно-исследовательскими целями, поэтому в данном поле можно прописать следующее: «цель заказа документов».

Также при оформлении заказа на выдачу архивных дел желательно попросить сотрудника назвать структурное или иное обособленное подразделение, где он работает. Данная опция особенно актуальна для компаний с широкой сетью филиалов.

Передача электронных документов в архив организации

В условиях архива предприятия данную форму можно заполнить частично и направить сотрудникам по электронной почте. Они смогут заранее начать поиск нужного документа, что позволит сэкономить время. Собираясь сделать заказ из архива, на своем рабочем месте работнику нужно заполнить в форме графы 1–4 и отправить заявку в архив.

При приходе работника за документами заявка уже будет распечатана и зарегистрирована должным образом ответственными лицами архива. За получение документов сотрудник-заказчик должен расписаться в графе 5 формы, при возврате дела работник архива поставит свою подпись в графе 6. Исполненная заявка хранится в архиве до проведения инвентаризации состояния и наличия дел.

https://www.youtube.com/watch?v=_skb8LD8JcQ

Пример заполненного требования на выдачу документов.

Форму заявки на выдачу документов, инструкцию по ее заполнению и образец желательно предложить для ознакомления сотрудникам в положении об архиве, инструкции по делопроизводству или другом регулирующем работу архива локальном нормативном акте организации. В маленьких предприятиях, при наличии совсем небольшого архива допускается выдача документов без письменного заказа. Факт выдачи архивного дела все равно будет отражен в специальных формах.

Книга выдачи документов во временное пользование

Факт выдачи документов из архива должен прописываться в Книге выдачи документов (Приложение 19 к «Основным правилам»). Особенность этой Книги в том, что ее ведение допускается исключительно в бумажном виде. Форма заполнения этого документа предполагает оставление личных подписей получателя архивного дела и ответственного сотрудника архива, принимающего дела обратно.

Книга выдачи документов ведется один календарный год. Завершенная в ушедшем году книга снабжается итоговой записью сотрудника архива и отправляется на хранение сроком три года с момента возврата всех выданных архивных дел.

Обращения граждан в архив организации

Пример титульного листа Книги выдачи документов.

В Книгу выдачи документов вносятся все выданные архивные дела, независимо от того, кому они выдавались, покидали ли они архив или их просматривали в читальном зале.

Образец заполнения Книги выдачи документов.

При заполнении Книги выдачи документов бывает недостаточно указать лишь фамилию сотрудника, затребовавшего дело. Ведь документ может получать и физическое лицо, и  сторонняя организация. Поэтому графа «Кому выдано» должна заполняться максимально полно. Если при выдаче архивных дел составляется еще какой-либо документ, например специальный акт, его реквизиты указываются в графе «Примечание».

Новые статьи

Прошлогодняя книга закрывается в начале января. Ответственный за ее ведение сотрудник или начальник архива делает итоговую запись и заверяет своей подписью.

Лист использования дела

На каждое архивное дело, которое выдавалось на руки, должен оформляться лист использования. В нем нужно указывать основную информацию о выдаче дела: когда, кому и для чего оно понадобилось.

Образец формы листа использования можно найти в Приложении 20 к «Основным правилам». Лист использования ведется ответственным лицом архива, записи в него вносятся от руки.

Лист не вшивается, а вкладывается в дело и может использоваться много лет до внесения последней записи. Лист использования должен храниться в течение трех лет.

Образец заполнения листа использования архивного дела.

Карта заместитель дела

В момент выдачи архивного документа его место на полке архива занимает специальная карта – заместитель дела (Приложение 21 к «Основным правилам»).

В форме Росархива указано, что дело выдано в читальный зал во временное пользование. Но ведь дело может затребовать сторонняя организация на месяц, или оно может уйти в прокуратуру по запросу на много недель. Поэтому в таблицу вносится отдельная колонка для указания маршрута дела.

Карта-заместитель заводится при первом же запросе архивного документа и хранится в деле. Сроки хранения карт-заместителей не определены, но логично будет оставлять их на то же время, что и лист использования, и Книгу выдачи документов.

Передача архивных документов в стороннюю организацию

При передаче архивных документов в стороннюю организацию заполняется специальный акт о выдаче дела во временное пользование (Приложение 18 к «Основным правилам»). В форме акте следует прописать перечень передаваемых дел, указать адрес получающей организации, с какой целью она их запрашивает и на каком основании.

В качестве основания для выдачи архивных дел в другую организацию может использоваться запрос, но на нем обязательно должна быть положительная резолюция руководителя компании – владелицы архива. Также дела могут быть выданы по личному приказу директора компании или вышестоящего ведомства, судебного постановления и т. д.

https://www.youtube.com/watch?v=APYvVhWy4sU

Акт подписывается руководителями обоих организаций, подписи скрепляются печатями (п. 4.5.6. «Основных правил»). Непосредственная передача и возврат документов фиксируются сотрудниками архива.

Пример заполненного акта о выдаче дел во временное пользование.

Акт о выдаче дел во временное пользование должен составляться в 2 экземплярах: один остается в архиве, другой забирает организация-заказчик.

Соблюдение инструкций Росархива, изложенных в «Основных правилах», позволит обеспечить эффективное хранение документов и должный контроль за их использованием.

Видео:ПОЛУЧЕНИЕ ВТОРОЙ ГРИНКАРД// СНЯТИЕ УСЛОВНОСТИ С ГРИНКАРД// ДОКУМЕНТЫ, ПРОЦЕСС, СРОКИСкачать

ПОЛУЧЕНИЕ ВТОРОЙ ГРИНКАРД// СНЯТИЕ УСЛОВНОСТИ С ГРИНКАРД// ДОКУМЕНТЫ, ПРОЦЕСС, СРОКИ

Образец оформления карты-заместителя дела

Карта - заместитель документа

Наименованиепредприятия

Наименованиеструктурного подразделения

Карта заместитель дела

Дело___________________________________________________________

(номер и название)

Выдано во временноепользование

Ф.И.О.

пользователя

Дата

выдачи

Дата

возврата

1

2

3

Пример8

Форма заказа на выдачу дел (лицевая сторона)

Наименованиеорганизации

Названиеархива

ЗАКАЗ(ТРЕБОВАНИЕ)РАЗРЕШАЮвыдачу дел

навыдачу документов Руководитель архива

_______________№____________ зав.читальным залом) (местосоставления) __________Расшифровка подписи

Дата

____________________________________________________________________

(фамилия и инициалыисследователя; работника структурногоподразделения)

____________________________________________________________________

(темы исследования)

Фонд №

Опись №

Ед.хр. №

Заголовок ед.хр.

Расписка пользователя в получении

Расписка сотрудника читального зала в приеме

1

2

3

4

5

6

Формат А5 (148*210 мм)

Форма заказа навыдачу дел (оборотная сторона)

Подписиисследователя

Пример9

Форма акта о выдаче дел во временное пользование

Наименованиеорганизации

АКТ

_______________№_______

________________________

(местосоставления)

овыдаче дел во временное пользование _________________________________

(наименованиеорганизации, ее адрес, почтовый индекс)

Основание___________________________________________________________

Длякакой цели выдаютсядела__________________________________________

Выдаютсяследующие ед.хр. из фонда___________________________________

(названиефонда)

№ п/п

Опись №

Ед.хр. №

Заголовок ед.хр.

Крайние даты

Кол-во листов (время звучания, метраж)

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

Всеговыдаются______________________________________________________ед.хр.,

(цифрами и прописью)

сроквозвращения____________________________________________________.

Дела выданы вупорядоченном состоянии, подшиты, вобложках, с пронумерованными листамии заверительными надписями.

Получатель обязуетсяне предоставлять дел, полученных вовременное пользование, для занятийпосторонним лицам, не выдавать по нимкопий, выписок и справок, не публиковатьдокументы без разрешения организации,выдавшей дела.

Получатель обязуетсявернуть дела в архив организации вуказанный в акте срок.

Получательпредупрежден об ответственности позакону в случае утраты или поврежденияполученных во временное пользованиедел.

https://www.youtube.com/watch?v=4BAUHfMnxdk

Наименованиедолжности Наименование должности

руководителяорганизации, руководителяорганизации-выдающего дела получателя

Подпись Расшифровка подписи Подпись Расшифровкаподписи

Дата Дата

Гербоваяпечать организации Гербовая печатьорганизации

Выдалдела по поручениюруководства__________________________________________________________

(наименованиеорганизации)

Руководительархива

организации(лицо, ответственное за архив) Подпись И.О.Фамилия

Дата

Принялдела по поручениюруководства__________________________________________________________

(наименованиеорганизации)

Руководительархива

организации(лицо, ответственное заархив) Подпись И.О.Фамилия

Дата

Делавозвращены в полном объеме и сохранности.

Сдалпо поручению руководстваорганизации-получателя.

Руководительархива

организации(лицо, ответственное за архив) Подпись И.О.Фамилия

Дата

Принялпо поручению руководства организации,выдавшей дела.

Руководительархива

организации(лицо, ответственное за архив) Подпись И.О.Фамилия

Дата

Пример 10

Формакниги выдачи документов

Наименованиеорганизации

КНИГА ВЫДАЧИДОКУМЕНТОВ №_____________________

Начата___________________

Окончена__________________

№ п/п

Дата выдачи

Фонд №

Опись №

Ед.хр. №

Кому выдано

Расписка в получении дела

Дата возврата дела

Расписка в возвращении дела

Примечание

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

Итогов ______ году выдано из хранилища№_____________________________________________________________ед.хр.

(цифрамии прописью)

Наименованиедолжности работника,

составившегоитоговую запись Подпись Расшифровкаподписи

Пример 11

📹 Видео

Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать

Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.

УК не подаст в СУД за ДОЛГИ I Почему? ответ в видео.Скачать

УК не подаст в СУД за ДОЛГИ I Почему? ответ в видео.

Чем отличается дознаватель от следователя - Консультация адвоката по уголовным деламСкачать

Чем отличается дознаватель от следователя - Консультация адвоката по уголовным делам

Выдача дел из архива организации во временное пользованиеСкачать

Выдача дел из архива организации во временное пользование

Создание архива организации. Часть 3. Организация хранения документов (раздел 2).Скачать

Создание архива организации. Часть 3. Организация хранения документов (раздел 2).

Выдача дел с оперативного хранения в работуСкачать

Выдача дел с оперативного хранения в работу

Миграционная карта - образецСкачать

Миграционная карта - образец

«Система градостроительной документации»Скачать

«Система градостроительной документации»

РЭМД. Часть 1Скачать

РЭМД. Часть 1

Подготовка документов для внесения в ЕГРН сведений о границах НП, МО, территориальных зон, ЗОУИТСкачать

Подготовка документов для внесения в ЕГРН сведений о границах НП, МО, территориальных зон, ЗОУИТ

Тема 2. Регистрация документовСкачать

Тема 2. Регистрация документов

Сделка купли-продажи недвижимости в 2023 году проходит по новому алгоритмуСкачать

Сделка купли-продажи недвижимости в 2023 году проходит по новому алгоритму

Порядок прохождения и согласования нормативно-правовых документов Правительства Ростовской областиСкачать

Порядок прохождения и согласования нормативно-правовых документов Правительства Ростовской области

Реквизиты документов. Подпись - Елена А. ПономареваСкачать

Реквизиты документов. Подпись - Елена А. Пономарева

Справка о подтверждающих документах (инструкция)Скачать

Справка о подтверждающих документах (инструкция)

Раздел: текстовые процессоры. Заметка 16. Создание организационной схемы в MS WordСкачать

Раздел: текстовые процессоры. Заметка 16. Создание организационной схемы в MS Word

Как правильно оформлять документы по делопроизводствуСкачать

Как правильно оформлять документы по делопроизводству

Электронные услуги в Беларуси. Новые возможности ID-карты гражданина и биометрического паспортаСкачать

Электронные услуги в Беларуси. Новые возможности ID-карты гражданина и биометрического паспорта
Поделиться или сохранить к себе: