Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле. 3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация.
При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов. 3.6.16.
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность.
Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. На обложке дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела — год(ы) заведения и окончания дела.
Если в дело включены документы (приложения и т.п.
), даты которых выходят за крайние даты дела, то под датами дела с новой строчки делается об этом запись: «в деле имеются документы за … год(ы)».
Даты дела могут не указываться на обложке дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как они отражаются в заголовках дел.
Внимание
ТК РФ трудовой договор с работником может быть расторгнут по причине разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной ему в связи с исполнением трудовых обязанностей, в том числе по причине разглашения персональных данных другого работника. Поскольку такое увольнение относится к увольнениям за нарушение трудовой дисциплины, такого работника необходимо уволить с соблюдением процедуры, предусмотренной ст.
193
ТК РФ. Под материальным ущербом в этом случае понимается возмещение работодателем морального вреда работнику, а работником возмещается прямой действительный ущерб, причиненный работодателю, а также третьим лицам (ст. 238 ТК РФ).
Если вред работнику был допущен по вине лица, которое было ответственно за неразглашение персональных данных, работодатель может привлечь это лицо к материальной ответственности за ущерб, который был нанесен работнику такими действиями.
- Лист-заверитель дела
- Бланкер.ру
- Оформляем дела на постоянное хранение
- Личное дело сотрудника
- 3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив
- Лист-заверитель дела: содержание и оформление
- Лист-заверитель дела: содержание и оформление
- Лист-заверитель в системе учетных документов
- Бланк листа-заверителя
- К стандартным реквизитам бланка относятся:
- Лист-заверитель личного дела: образец оформления
- Заполнение листа-заверителя
- Запись в этом случае будет выглядеть следующим образом:
- 2.3 Составление листа-заверителя дела
- _ внутренняя опись документов дела;
- 2. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
- 2.2 Нумерация листов дела
- 2.4 Внутренняя опись документов дела
- 2.5 Оформление обложки дела
- 1. Требования ЕСГД к подготовке и передаче дел в архив предприятия. Порядок подготовки дел. Значение этой стадии документооборота. Составление описи дел. Проверка формирования документов в дела
- 1.5 Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела
- f3. Составление внутренней описи документов дела
- 1.1 Понятия и состав личного дела
- 3.1 Оформление обложки личного дела
- 2.2 Реквізити листа та їх оформлення
- 2.3 Вимоги до тексту службового листа
- 2.2. Составление внутренней описи документов дела
- 3.3 Оформление титульного листа
- 🎥 Видео
Лист-заверитель дела
Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. 3.6.17.
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.
), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Бланкер.ру
ТК РФ и другими федеральными законами о защите персональных данных. Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными понимается информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.
Как правило, личные дела заводятся: — на сотрудников из числа руководящего состава организации (руководитель, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.
); — на работников, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер), а также заместитель главного бухгалтера и т.п.). Однако во многих организациях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы.
В первую очередь это связано с тем, что благодаря сведениям, содержащимся в одной папке, можно быстро получить объективную информацию о сотруднике.
Важно
Крайними датами дел, содержащих организационно-распорядительную, творческую и иную документацию (протоколы, стенограммы, письма, доклады и т.д.
), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты документов дела, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Если делом является журнал регистрации приказов, распоряжений и т.п., то датой дела будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале.
Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, составляющих дело.
Справка Запись в этом случае будет выглядеть следующим образом: Выдана трудовая книжка (лист 58), в Книгу учета движения трудовых книжек внесена соответствующая запись №118.
Руководитель архивного отдела Васильева П.К. П.К. Васильева 25.04.
2021 Отметим, что правильное оформление дел (в том числе заполнение листа-заверителя) способствует сохранности документов и значительно ускоряет их поиск для дальнейшего использования.
Кроме того, правильная группировка документации и ее систематизация позволяет облегчить такие процессы как проведение экспертизы ценности и подготовка документов к передаче на архивное хранение.
Оформляем дела на постоянное хранение
В этом случае не нужно ничего переделывать, а просто взять предыдущий номер и поставить на непронумерованный лист его же, но с буквой. Получится, например 54, 55, 55а, 56, 57…..
То же и с пропущенными: случайно упустили про нумерации лист – ничего страшного, просто не забудьте отразить это в листе-заверителе. Если нет ни литерных, ни пропущенных листов, ставим в эти поля прочерки.
Потом отдельно указываем количество листов внутренней описи.
https://www.youtube.com/watch?v=G5XSdqMTggM
Далее следует таблица об особенностях физического состояния дела. В левой колонке пишем, что за особенность, в правой – на каких листах.
Особенности бывают разные: лист может быть порван, залит водой или чем-то еще, копия может быть очень бледной или, наоборот, темной на грани читабельности. Фиксируем это.
Личное дело сотрудника
Лист-заверитель дела составляется для учета количества листов в деле по установленной форме, которая приводится в приложении 9 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив.
Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание. Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами.
В оформление входит составление листа-заверителя. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (формата А4, А5) на оборотной стороне последнего чистого листа. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.
3.6. требования к оформлению дел, принимаемых в архив
Помещено в тему: Архивное дело Лист-заверитель дела должен быть составлен на отдельном листе по установленной нормативными требованиями форме, в которой фиксируются:
- количество листов дела,
- литерные номера или наоборот пропущенные в случае наличия ошибок нумерации, чтобы ее не переделывать,
- для листов с номерами 1, 2, 2а, 3, 5 … – 2а будет литерный (первоначально забыли пронумеровать, когда заметили, сделали дополнительный номер с буквой «а»), 4 здесь пропущенный (из-за невнимательности сначала пропустили его, когда обнаружили, сделали отметку),
- при наличии внутренней описи указывается количество ее листов отдельно от количества документов дела.
Особенности состояния и формирования дела часто не заполняют.
Это должна быть отдельная страница, которая подшивается в дело последней. В ситуации, когда дело изначально оформлено и прошито без листа-заверителя, нет необходимости расшивать том, чтобы подшить в него бланк.
Достаточно заполнить его и приклеить на верхнюю часть к внутренней стороне обложки.
В результате оформленное дело будет выглядеть следующим образом: Обложка; Титульный лист; Внутренняя опись; Подшитые в дело служебные бумаги; Лист-заверитель; Обложка; Читайте по теме в электронном журнале Лист-заверитель личного дела: образец оформления Действующие на данный момент Правила организации хранения архивных документов (Приложение №8) предлагают следующий образец оформления листа-заверителя: Данный образец действителен для всех дел постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения.
Дела по личному составу не являются исключением из этого правила.
Лист-заверитель дела: содержание и оформление
Лист-заверитель тогда вклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Можно ли вносить изменения в лист-заверитель? Правила-2015 требуют фиксирования в листе-заверителе всех изменений в физическом состоянии или в составе дела.
Физическое состояние вопросов не вызывает, но неужели может измениться состав прошитого дела? Да, может.
Яркий пример – невостребованные трудовые книжки, про которые мы говорили неделю назад. Так как за ними могут прийти в любой момент, книжки про прошивке тома не прокалываются.
Прокалываются конверты, в которые они вложены, причем 1 конверт соответствует одному листу дела.
Если через несколько лет человек или его родственники затребовали эту книжку, то мы выдаем ее в общем порядке.
После этого не забываем сделать соответствующую запись в листе-заверителе дела, иначе получится, что книжку мы потеряли прямо из дела.
https://www.youtube.com/watch?v=bCmiSfri4Aw
Специфика составления внутренней описи документов личного дела состоит в том, что она включается в дело сразу же при его заведении и заполняется по ходу его ведения.
Именно поэтому во внутренней описи предусмотрено отражение включения в личное дело новых документов, а также изъятия документов из личного дела, замены подлинников копиями (фиксируется в графе «Примечание»).
Если дело уже переплетено и подшито, заверенная составителем внутренняя опись документов подклеивается верхним краем к внутренней стороне лицевой обложки.
Обратите внимание, что при подготовке дела к сдаче в архив листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов личного дела. После увольнения работника его личное дело закрывается, то есть извлекается из папки, и прошивается. При этом важно не забыть оформить лист-заверитель.
Видео:Подготовка дел для длительного храненияСкачать
Лист-заверитель дела: содержание и оформление
Готовите документы к передаче в архив? Не забудьте составить лист-заверитель дела. Внесите в соответствующий бланк сведения о количестве листов и их физическом состоянии. Разъясните особенности нумерации.
Лист-заверитель в системе учетных документов
Современное делопроизводство представляет собой отдельную сферу деятельности, посвященную вопросам документирования, а также организации работы с документацией. Одним из важнейших участков делопроизводственной деятельности считается формирование дел.
Под термином “дело” понимаются документы, объединенные в совокупность по принципу принадлежности к одному участку работы. Дело объединяет документацию, относящуюся к одному и тому же вопросу. Так, например, это могут быть кадровые, отчетные или финансовые документы.
От верного распределения документации в дела зависит сохранность наиболее важных служебных бумаг, а также скорость их поиска при последующей работе. Огромное значение при формировании дел имеет систематизация и расположение документов внутри дела, т.е. принцип его формирования.
Опись относится к категории учетных документов и является, по сути, своеобразным оглавлением, перечнем. В описи указываются их порядковые номера, идентификационные индексы, названия, даты оформления, номера страниц. Необходимость и правила составления описей определяются внутренним нормативным актом: Инструкцией по делопроизводству, а также специальными положениями и инструкциями.
Лист-заверитель дела также можно считать учетным документом. Он содержит сведения об особенностях содержания дела в архиве учреждения и специфике его формирования. Его используют для того чтобы вести учет общего количества листов дела. Кроме того, в нем фиксируют особенности их нумерации.
Бланк листа-заверителя
Чтобы ускорить процесс формирования дел и унифицировать существующую учетную документацию, для таких документов как опись и лист-заверитель дела, на законодательном уровне разрабатывают и утверждают собственные специальные бланки.
Согласно Правилам архивного дела, утвержденным Министерством культуры (Приказ №526 от 31.01.
2015), заполнение листа-заверителя входит в процедуру оформления дел на бумажном носителе наряду с подшивкой документации, ее нумерацией, составлением внутренней описи и оформлением обложки.
Его форма определена нормативными требованиями к организации хранения архивных документов. Образец бланка листа-заверителя дела содержится в Приложении N 8 к Правилам архивного дела.
Справка
К стандартным реквизитам бланка относятся:
- Название вида документа;
- Наименование должности составителя;
- Подпись;
- Расшифровка;
- Дата составления;
В бланк вносят следующую информацию:
Общее количество листов дела (указывают прописью и цифрами);
Особенности физического состояния и формирования дела;
Рекомендованный для оформления бланка формат бумаги — А4. Это должна быть отдельная страница, которая подшивается в дело последней.
В ситуации, когда дело изначально оформлено и прошито без листа-заверителя, нет необходимости расшивать том, чтобы подшить в него бланк.
Достаточно заполнить его и приклеить на верхнюю часть к внутренней стороне обложки. В результате оформленное дело будет выглядеть следующим образом:
Подшитые в дело служебные бумаги;
Лист-заверитель личного дела: образец оформления
Действующие на данный момент Правила организации хранения архивных документов (Приложение №8) предлагают следующий образец оформления листа-заверителя:
Данный образец действителен для всех дел постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения. Дела по личному составу не являются исключением из этого правила.
Все дела, которые подготавливаются к передаче в архив учреждения после окончания календарного года, необходимо описать и оформить в установленном Правилами порядке. Согласно данному нормативному документу, в конце каждого дела на бумажной основе должен быть подшит лист-заверитель.
Его в общем случае имеет формат А4, в картотеках соответствует формату карточки. Лист запрещено выносить на обложку дела или оборот последней страницы.
Вложенные документы:
Заполнение листа-заверителя
При заполнении листа-заверителя дела следует придерживаться следующего алгоритма:
Указать номер дела, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел;
Цифрами и прописью указать общее количество пронумерованных страниц, подшитых в том (отметим, что внутренняя опись при этом не учитывается);
Указать номера крайних листов, например: “С № 1 по №308”;
Перечислить литерные номера.
https://www.youtube.com/watch?v=tlb-w9R7V_E
Под литерным номером подразумевают номер с буквой, например: 11а, 24б. Такие номера появляются в ситуации, когда при нумеровании была случайно пропущена одна или несколько страниц. Для того чтобы не переделывать нумерацию, пропущенным листам присваивается предыдущий номер с буквой, например: 33, 34, 34а, 34б, 35.
Перечислить пропущенные номера;
Если в деле не оказалось пропущенных и литерных листов, необходимо поставить прочерки в соответствующих строках бланка листа-заверителя.
Отметим, что количество пропущенных и литерных листов необходимо учитывать при подсчете общего количества пронумерованных листов. Так, например, если последний лист тома имеет номер 264, но в деле содержатся литерные листы 34а и 34б, а также пропущен лист номер 647, общее число листов будет рассчитываться следующим образом: 264+2-1=265.
Указать количество листов внутренней описи;
Заполнить графы таблицы об особенностях физического состояния и формирования дела. В левой колонке при этом необходимо классифицировать особенность, в правой — указать номера листов, на которых она встречается.
К подобным особенностям можно отнести:
- Наклеенные фотографии;
- Нестандартный (крупный) формат;
- Наличие конвертов с вложениями (в таблице указывается не только факт наличия конверта, но и количество вложенных в него листов);
- Физические повреждения (например, порванные или залитые водой страницы, трудно читаемые ксерокопии);
- Наличие типографских экземпляров брошюр (если количество страниц не указано в общей нумерации, его нужно привести в таблице);
Если документы дела не имеют подобных особенностей, таблицу необходимо перечеркнуть буквой Z.
Указать наименование должности лица, составившего лист-заверитель, поставить подпись и расшифровать ее.
Проставить дату оформления;
В некоторых случаях после оформления дела в его состав и состояние могут быть внесены изменения. Так, например, некоторые документы могут получить повреждения в процессе хранения. Или появится необходимость заменить копией оригинал той или иной служебной бумаги.
В качестве дополнительного примера можно привести трудовые книжки, которые не подшиваются в дело, а вкладывают в конверт. По прошествии некоторого времени бывший сотрудник или его родственники могут затребовать трудовую книжку из архива, что приведет к изменению состава дела.
В таком случае все внесенные изменения необходимо зафиксировать в соответствующем акте и сделать отметку в листе-заверителе дела со ссылкой на этот акт.
Справка
Запись в этом случае будет выглядеть следующим образом:
Выдана трудовая книжка (лист 58), в Книгу учета движения трудовых книжек внесена соответствующая запись №118.
Руководитель архивного отдела Васильева П.К. П.К. Васильева
25.04.2021
Отметим, что правильное оформление дел (в том числе заполнение листа-заверителя) способствует сохранности документов и значительно ускоряет их поиск для дальнейшего использования. Кроме того, правильная группировка документации и ее систематизация позволяет облегчить такие процессы как проведение экспертизы ценности и подготовка документов к передаче на архивное хранение.
Вложенные документы:
Видео:Видеоурок. сшив отчета касираСкачать
2.3 Составление листа-заверителя дела
Документы по личному составу. Справочно-информационные документы. Должностная инструкция
Какие документы включает личное дело? Резюме, состав реквизитов и порядок оформления…
Личное дело: особенности оформления и ведения
_ внутренняя опись документов дела;
_ личный листок по учету кадров или анкета; _ копия документа, удостоверяющего личность; _ автобиография; _ копии документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний…
Личное дело: особенности оформления и ведения
2. ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА
Внутренняя опись документов дела имеет унифицированную форму, предусмотренную Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002). Обычно такая опись входит в дело…
Общие правила формирования и оформления дел в учреждении
2.2 Нумерация листов дела
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором…
Общие правила формирования и оформления дел в учреждении
2.4 Внутренняя опись документов дела
Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.)…
Общие правила формирования и оформления дел в учреждении
2.5 Оформление обложки дела
Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела…
Организация документооборота
1. Требования ЕСГД к подготовке и передаче дел в архив предприятия. Порядок подготовки дел. Значение этой стадии документооборота. Составление описи дел. Проверка формирования документов в дела
Подготовка дел для последующего хранения Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводстве — обработка дел для последующего их хранения и использования…
Особенности формирования в дела отдельных категорий документов
1.5 Нумерация листов в деле, составление листа-заверителя дела
В течение делопроизводственного (календарного) года исполненные документы, образующиеся в деятельности организации, группируются (формируются) в дела в соответствии с номенклатурой дел…
f3. Составление внутренней описи документов дела
Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела (рис.2)…
Правила ведения и хранения личных дел
1.1 Понятия и состав личного дела
Личное дело ГОСТ Р51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности…
Правила ведения и хранения личных дел
3.1 Оформление обложки личного дела
При заведении личного дела на его обложку выносятся: — наименование вышестоящей организации — указывается полное наименование в именительном падеже в соответствии с ведомственной подчиненностью; если вышестоящая организация имеет…
Службові листи як особливий вид довідково-інформаційних документів
2.2 Реквізити листа та їх оформлення
Службові листи пишуть чи друкують на бланку або чистому аркуші паперу. Основні реквізити листа за державним стандартом такі: Ш Державний герб. Має бути розташований посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації…
Службові листи як особливий вид довідково-інформаційних документів
2.3 Вимоги до тексту службового листа
Основою службового листа є текст, який має чітко відбивати причину та мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити переконливі докази, аргументи. Щоб текст листа був бездоганним…
2.2. Составление внутренней описи документов дела
Для учета и обеспечения сохранности документов, помещенных в особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.п. составляют внутреннюю опись документов дела (рис.2)…
3.3 Оформление титульного листа
В титульном листе трудовой книжки отражаются основные сведения о работнике: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; профессия или специальность. Фамилия, имя, отчество и дата рождения указываются на основании паспорта…
🎥 Видео
Памятка по подготовке и передаче документов в архивСкачать
Как оформить личное дело работника?Скачать
Как правильно подшить документы в дело. Особенности обработки обложкиСкачать
Оформление дел на хранение. Фрагмент семинара - Елена А. ПономареваСкачать
Подшивка делаСкачать
Мастер-класс на тему «Подготовка и оформление дела перед передачей на постоянное хранение».Скачать
Исполнительный лист. Получение исполнительного листа и его предъявлениеСкачать
Как правильно прошить и опечатать документСкачать
Состав личного дела - Елена ПономареваСкачать
Прием и передача дел на архивное хранение в системе «Архивное дело»Скачать
Мастер-класс Оформление документов по личному составу и формирование их в дело.Скачать
Порядок формирования дел - Елена А. ПономареваСкачать
Как составить архивную опись | Мария Алхутова. РУНОСкачать
Ведение дел и места их хранения | 1С Документооборот 8 | Хьюмен системСкачать
Урок 21. Текущее хранение документов. Формирование и индексация дел. Разработка номенклатуры дел.Скачать
Как сделать твердый переплет для дел постоянного срока храненияСкачать
1 часть: Архивное хранение документов - НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ (новая, с новыми примерами)Скачать
Подшивка документовСкачать