+7(499)-938-42-58 Москва
+7(800)-333-37-98 Горячая линия

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Содержание

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией должен знать: — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; — Единую государственную систему делопроизводства; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — структуру предприятия, учреждения, организации; — организацию делопроизводства; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — системы организации контроля над исполнением документов; — оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; — основы экономики, организации производства, труда и управления; — законодательство о труде; — Правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда. 1.6.

Важно Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины. 3.8.

Взаимодействовать: — с руководителями всех структурных подразделений предприятия — по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов; — с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов; — с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр; — с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела; — [вписать нужное] — по вопросам [вписать нужное]. IV. Ответственность Заведующий канцелярией несет ответственность: 4.1.

11. Принимает участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники). 12. Разрабатывает и организовывает проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии. 13. Проводит работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. III. Права Заведующий канцелярией вправе: 1.

Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности. 5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Внимание Иные права, установленные действующим трудовым законодательством. 4.Ответственность заведующего канцелярией Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях: 1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, — в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 3.

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностныхобязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — впределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своейдеятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным игражданским законодательством Российской Федерации.

4.3.

За причинение материального ущерба — в пределах, определенныхтрудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. Должностная инструкция разработана в соответствии с (наименование, .

номер и дата документа) Руководитель структурного подразделения (инициалы, фамилия) (подпись) » » 20 г. Согласовано: Начальник юридического отдела (инициалы, фамилия) (подпись) » » 20 г.
С инструкцией ознакомлен: (инициалы, фамилия) (подпись) » » 20 г.

Должностные инструкции

Должностная инструкция заведующего канцелярией I. Общие положения 1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей. 2.

На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 3 лет. 3.

Назначение на должность заведующего канцелярией и освобождение от нее производится приказом директора организации.

4.

Заведующий канцелярией должен знать: 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства. 4.2. Единую государственную систему делопроизводства. 4.3.

Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. 4.4. Структуру организации. 4.5. Организацию делопроизводства в организации. 4.6.

Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения опоощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканийна нарушителей производственной и трудовой дисциплины. 3.8.

Взаимодействовать: — с руководителями всех структурных подразделений предприятия — повопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверкиисполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимыхдокументов; — с юридическим отделом — по правовым вопросам, связанным сподготовкой документов; — с хозяйственным отделом — по вопросам обеспечения средствамиоргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр; — с отделом кадров — по вопросам подбора, приема, увольнения иперемещения работников отдела; — — по вопросам .

IV. Ответственность Заведующий канцелярией несет ответственность: 4.1.
Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителейструктурных подразделений предприятия предложения по улучшениюдеятельности отдела, форм и методов работы с документами. 3.2.

Требовать от руководителей структурных подразделенийпредприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащеговыполнения установленных правил работы с документами на предприятии. 3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки вслучае нарушения установленных правил. 3.4.

Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностьюканцелярии. 3.5.

Осуществлять проверки организации делопроизводства вструктурных подразделениях. 3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работникамиканцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7.
Вносить на рассмотрение директора организации и руководителей структурных подразделений организации предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами. 2. Требовать руководителей структурных подразделений организации и иных ответственных работников организации надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в организации. 3.

Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил. 4. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

5. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии. 6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения. 7.

Должностная инструкция заведующего канцелярией образец

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ заведующего канцелярией 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией » » (далее — «Организация»). 1.2.

Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации. 1.3. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно Организации. 1.4.

На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее профессиональное образование и стаж работы по специальности лет (без предъявления требований к стажу работы). 1.5.

Должностная инструкция заведующего канцелярией организации

Схемы документооборота. 4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности. 4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив. 4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.

4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда. 4.12. Основы экономики, организации производства, труда и управления. 4.13.

Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации. 4.14. Правила внутреннего трудового распорядка. 4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

4.16. . 5. Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется: 5.1. Положением о канцелярии организации. 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива. 5.3. Настоящей должностной инструкцией. 5.4. . 6. Заведующий канцелярией подчиняется (директору организации; .

Источник: http://territoria-prava.ru/dolzhnostnaya-instruktsiya-zaveduyushhego-kantselyariej/

Должностные обязанности заведующего канцелярией

1) Должностные обязанности. Организует работу канцелярии. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководит работниками канцелярии.

Заведующий канцелярией должен знать

2) Заведующий канцелярией при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; Единую государственную систему делопроизводства; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; структуру предприятия, учреждения, организации; организацию делопроизводства; схемы документооборота; порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; сроки и порядок сдачи дел в архив; системы организации контроля за исполнением документов; оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; основы экономики, организации производства, труда и управления; законодательство о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации заведующего канцелярией

3) Требования к квалификации. Среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1. Общие положения

1. Заведующий канцелярией относится к категории руководителей.

2. На должность заведующего канцелярией принимается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

3. Заведующий канцелярией принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Заведующий канцелярией должен знать:

  • постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;
  • структуру предприятия, учреждения, организации;
  • организацию делопроизводства;
  • схемы документооборота;
  • порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;
  • сроки и порядок сдачи дел в архив;
  • системы организации контроля за исполнением документов;
  • оргтехнику и другие технические средства управленческого труда;
  • основы экономики, организации производства, труда и управления;
  • законодательство о труде;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности заведующий канцелярией руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями директора организации,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно директору организации, ______ (указать должность).

7. На время отсутствия заведующего канцелярией(командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Заведующий канцелярией:

1. Организует работу канцелярии.

2. Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

4. Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

5. Разрабатывает инструкции по ведению делопроизводства на предприятии, в учреждении, организации и организует их внедрение.

6. Принимает меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

7. Осуществляет методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

8. Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.

9. Участвует в подготовке созываемых руководством совещаний и организует их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку.

10. Руководит работниками канцелярии.

11. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

12. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты, обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

13. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения:

  • по совершенствованию работы связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями,
  • о поощрении подчиненных ему отличившихся работников,
  • о привлечении к материальной и дисциплинарной ответственности подчиненных ему работников, нарушивших производственную и трудовую дисциплину.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4.Ответственность заведующего канцелярией

Заведующий канцелярией несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция заведующего канцелярией – образец 2019 года. Должностные обязанности заведующего канцелярией, права заведующего канцелярией, ответственность заведующего канцелярией.

Источник: https://hr-portal.info/job-description/dolzhnostnaja-instrukcija-zavedujushhego-kanceljariej

Должностные обязанности

Заведующий канцелярией обязан:

2.1. Организовывать работу канцелярии.

2.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению.

2.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

2.4. Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение.

2.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства на предприятии и организовывать их внедрение.

2.6. Принимать меры по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

2.7. Осуществлять методическое руководство делопроизводством в подразделениях предприятия, контроль за правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

2.8. Обеспечивать печатание и размножение служебных документов.

2.9. Участвовать в подготовке созываемых руководством совещаний и организовывать их техническое обслуживание, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку на предприятие.

2.10. Обеспечивать соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них.

2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники).

2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии.

2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

2.14. (Заполнить).

Права

Заведующий канцелярией вправе:

3.1. Вносить на рассмотрение директора предприятия и руководителей структурных подразделений предприятия предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений предприятия и иных ответственных работников предприятия надлежащего выполнения установленных правил работы с документами на предприятии.

3.3. Возвращать исполнителям документы и требовать их доработки в случае нарушения установленных правил.

3.4. Подписывать и визировать документы, связанные с деятельностью канцелярии.

3.5. Осуществлять проверки организации делопроизводства в структурных подразделениях.

3.6. Давать указания, обязательные для выполнения работниками канцелярии; требовать своевременного и качественного их выполнения.

3.7. Вносить на рассмотрение директора предприятия предложения о поощрении отличившихся работников отдела, а также о наложении взысканий на нарушителей производственной и трудовой дисциплины.

3.8. Взаимодействовать:

– с руководителями всех структурных подразделений предприятия – по вопросам ведения делопроизводства, организации контроля и проверки исполнения указаний канцелярии, подготовки и представления необходимых документов;

– с юридическим отделом – по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов;

– с хозяйственным отделом – по вопросам обеспечения средствами оргтехники, бланками документов, канцтоварами, пр;

– с отделом кадров – по вопросам подбора, приема, увольнения и перемещения работников отдела;

– (Заполнить) – по вопросам (Заполнить).

Ответственность

Заведующий канцелярией несет ответственность:

4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

Общий каталог описания должностей тут:  Список типовых должностей!

КА “Кадровый метод” – это современное кадровое агентство в Москве по быстрому и эффективному поиску, подбору персонала. Наше агентство по подбору персонала окажет услуги по рекрутингу необходимого Вам персонала.

Ищем и подбираем топ персонал (топ менеджеров, директоров, управленцев высшего звена), персонал среднего звена, IT специалистов, менеджеров продаж, линейный персонала, бухгалтеров, врачей, стилистов, …
Информацию для работодателей по услугам поиска и подбора персонала Вы можете найти на данной странице.

На странице “Акции” Вы можете узнать о наших последних акциях и спецпредложениях для Заказчиков (работодателей). На странице каталога должностных инструкций, прочитать какая должна быть должностная инструкция и скачать базовые варианты ДИ.

Если Вам интересен запрос ищу работников, то мы Вам подберем персонал, а соискателям поможем найти работу! Осуществим поиск сотрудников и поиск работников для Вас в сжаты сроки.

Для Вашего удобства мы создали раздел “Подбор персонала по профессиям” в котором мы разместили подробную информацию по основным позициям популярных заявок от Заказчиков поиска и подбора, но с привязкой к конкретному названию вакансии, к примеру секретарь, менеджер по продажам, товаровед, удаленный менеджер по продажам, менеджер по закупкам, топ персонал, руководители и т.д., а также раздел “Поиск и подбор (рекрутинг) персонала по специализациям”
Для соискателей созданы 3 полезных раздела, а именно “Как составить резюме”, “Советы соискателю” и “Открытые вакансии”. Соискателю станет найти работу проще! Наши советы соискателям работы помогают найти работу, если прочитать внимательно все статьи! Подписка на рассылку наших новых вакансий на странице “Подписка на новые вакансии”

и” и т.д

Источник: https://hr-metod.com/polezno/dolzhnostnye-instrukcii/akho-administrativno-khozyaystvennyy-p/dolzhnostnaja-instrukcija-zavedujushhego-kanceljariej.html

Должностная инструкция заведующего канцелярией образец

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Принятие мер по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

Обеспечение печатания и размножения служебных документов.

Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организацию их технического обслуживания, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководство работниками канцелярии. 3. ПРАВА Заведующий канцелярией имеет право: 3.1.

Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего канцелярией. 3.2.

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Схемы документооборота. 4.7. Порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности. 4.8. Сроки и порядок сдачи дел в архив. 4.9. Системы организации контроля за исполнением документов.
4.10. Оргтехнику и другие средства механизации управленческого труда. 4.12.

Основы экономики, организации производства, труда и управления.
4.13. Важно Законодательство о труде и охране труда Российской Федерации. 4.14. Правила внутреннего трудового распорядка. 4.15. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
4.16. . 5.

Заведующий канцелярией в своей деятельности руководствуется: 5.1. Положением о канцелярии организации. 5.2. Инструкцией по делопроизводству и работе архива. 5.3. Настоящей должностной инструкцией. 5.4. . 6. Заведующий канцелярией подчиняется (директору организации; .

Заведующий канцелярией должен знать: — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; — Единую государственную систему делопроизводства; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — структуру предприятия, учреждения, организации; — организацию делопроизводства; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — системы организации контроля над исполнением документов; — оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; — основы экономики, организации производства, труда и управления; — законодательство о труде; — Правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда. 1.6.

Во время отсутствия заведующего канцелярией его обязанности выполняет в установленном порядке назначаемый заместитель, несущий полную ответственность за их надлежащее исполнение. 2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ 6. Для выполнения возложенных на него функций заведующий канцелярией обязан: 6.1.

Организовывать работу канцелярии. 6.2. Обеспечивать своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. 6.3. Осуществлять контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

6.4.

Организовывать работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранение. 6.5. Разрабатывать инструкции по ведению делопроизводства в организации и организовывать их внедрение.

6.6.
Заведующий канцелярией осуществляет руководство работниками канцелярии. 8. На время отсутствия заведующего канцелярией (командировка, отпуск, болезнь, пр.

) его обязанности исполняет заместитель (при отсутствии такового — лицо, назначенное в установленном порядке), который приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.
Внимание II. Должностные обязанности Заведующий канцелярией: 1. Организует работу канцелярии. 2.

Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению. 3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением. 4.

Заведующийканцеляриейвзаимодействуетповопросам,входящим в его компетенцию,сработникамиследующихструктурныхподразделений организации: — с : получает: ; представляет: ; — с : получает: ; представляет: . 5. ОЦЕНКА РАБОТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ 10. Работу заведующего канцелярией оценивает непосредственный руководитель (иное должностное лицо). 11.

Заведующий канцелярией несет ответственность: 11.1.

За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией,- в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Республики Беларусь. 11.2.

За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Республики Беларусь.

11.3.

Должностная инструкция заведующему канцелярией

Заведующий канцелярией должен знать: — постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих органов, касающиеся организации делопроизводства; — Единую государственную систему делопроизводства; — стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; — структуру предприятия, учреждения, организации; — организацию делопроизводства; — схемы документооборота; — порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности; — сроки и порядок сдачи дел в архив; — системы организации контроля над исполнением документов; — оргтехнику и другие технические средства управленческого труда; — основы экономики, организации производства, труда и управления; — законодательство о труде; — Правила внутреннего трудового распорядка; — правила и нормы охраны труда. 1.6.
2.11. Принимать участие в разработке и внедрении новых технологических процессов работы с документами, совершенствовании автоматизированных информационных систем и технологий (с учетом применения средств вычислительной техники). 2.12. Разрабатывать и организовывать проведение мероприятий по улучшению деятельности канцелярии. 2.13. Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну. 2.14. [Вписать нужное]. III. Права Заведующий канцелярией вправе: 3.1.

Принятие мер по обеспечению работников службы делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой, техническими средствами управленческого труда.

Методическое руководство организацией делопроизводства в подразделениях, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив, подготовку справок о соблюдении сроков исполнения документов.

Обеспечение печатания и размножения служебных документов. Участие в подготовке созываемых руководством совещаний и организацию их технического обслуживания, оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку. Руководство работниками канцелярии. 3. ПРАВА Заведующий канцелярией имеет право: 3.1.

Запрашивать и получать необходимые материалы и документы, относящиеся к вопросам деятельности заведующего канцелярией. 3.2.

Должностная инструкция  заведующего канцелярией

Вносить на рассмотрение руководства предложения по совершенствованию работы канцелярии. 7.3. Подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.4. Осуществлять взаимодействие с руководителями всех структурных подразделений организации, получать информацию и документы, необходимые для выполнения должностных обязанностей. 7.5.

Вносить на рассмотрение руководителя организации представления о назначении, перемещении, увольнении подчиненных ему работников, предложения об их поощрении или наложении на них взысканий. 7.6. Требовать от руководства организации оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 7.7.

Принимать участие в обсуждении вопросов охраны труда, выносимых на рассмотрение собраний (конференций) трудового коллектива (профсоюзной организации). 4. ВЗАИМООТНОШЕНИЯ (СВЯЗИ ПО ДОЛЖНОСТИ) 8. Заведующий канцелярией подчиняется . 9.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ заведующего канцелярией 1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность заведующего канцелярией » » (далее — «Организация»). 1.2.

Заведующий канцелярией назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Руководителя Организации. 1.3. Заведующий канцелярией подчиняется непосредственно Организации. 1.4.

На должность заведующего канцелярией назначается лицо, имеющее профессиональное образование и стаж работы по специальности лет (без предъявления требований к стажу работы). 1.5.

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3.

За причинение материального ущерба — в пределах, определенных трудовым, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Источник: http://juristufa.ru/2018/04/18/dolzhnostnaya-instruktsiya-zaveduyushhego-kantselyariej-obrazets/

Должностная инструкция заведующего канцелярией: шаблон, образец, пример, бланк

Должностная инструкция заведующего канцелярией

Канцелярия – подразделение, занимающееся организацией и ведением документооборота организации. Чаще всего такое название подразделению дается в бюджетных организациях. В негосударственных структурах отделы, выполняющие аналогичный функционал, могут называться секретариатом, административным отделом.

Заведующий канцелярией – руководитель этой службы, в область ответственности которого входит обеспечение выполнения требований к управлению документацией предприятия.

Общая характеристика документа

Должностная инструкция (ДИ) – документ, относящийся к категории внутренней регламентирующей документации компании, распространяющийся только на ее сотрудников.

Особенности и функции

ДИ является стандартом должности, в котором сформированы требования к сотруднику ее занимающему, определены рабочие функции, права и полномочия специалиста. При этом документ не учитывает никаких профессиональных или личностных особенностей сотрудника, работающего в соответствии с инструкцией.

К функциям документа можно отнести:

  • определение системы подчиненности должностей;
  • стандартизация требований, предъявляемых к работнику;
  • регулирование объема должностных обязанностей;
  • формирование целевых показателей, в соответствии с которыми оценивается эффективность работы специалиста;
  • закрепление области ответственности и полномочий работника.

Нормативные акты

При разработке документа для должности заведующего канцелярии бюджетной организации, необходимо обращаться к принятому профессиональному стандарту «Специалист по управлению документацией организации».

Если же должность входит в структуру коммерческого предприятия, то использование данного стандарта не обязательно, но может помочь в формировании текста ДИ, как в части определения требований к квалификации специалиста, так и при описании должностных функций.

Помимо стандарта может быть использована внутренняя документация, определяющая:

  • правила разработки ДИ на конкретном предприятии;
  • организационную структуру и систему взаимодействия служб и отделов;
  • требования к компетенциям специалистов;
  • правила в области документационного обеспечения деятельности компании;
  • требования к выполнению рабочих обязанностей, трудовой дисциплине, распространяющиеся на всех сотрудников организации.

Для каких должностей может быть

ДИ заведующего канцелярией разрабатывается с учетом специфики предприятия, в структуру которого входит должность. На разных предприятиях разрабатываются ДИ заведующего канцелярии больницы, школы, техникума, колледжа, канцелярии МЧС или судебного участка.

Специфика ДИ для каждой из этих должностей определяется особенностями функций и обязанностей должности.

Также имеет значение само содержание рабочей документации организации, наличие документов, доступных не всем ее сотрудникам.

В связи со спецификой документооборота может быть определено дополнительное требование к наличию у специалиста допуска к работе с определенной категорией документов.

Ответственность за разработку и области использования

Ответственность за разработку и наличие инструкций возлагается на руководителя подразделений. При этом отвечать за сам процесс организации ее разработки и утверждения могут кадровые службы организации.

Включение в процесс создания ДИ кадровых специалистов связано с тем, что именно они:

  • ответственны за обеспеченность предприятия инструкциям;
  • имеют наибольший уровень осведомленности об изменениях законодательных норм, регулирующих трудовые отношения между работником и работодателем;
  • отслеживают принятие новых профессиональных стандартов;
  • отвечают за соответствие текста ДИ проф. стандарту.

К процессу создания ДИ может быть привлечен юридический отдел предприятия для оценки соответствия документа требованиям Трудового законодательства. Это могут быть юристы, юрисконсульты и главный по правовым вопросам.

Должностная инструкция имеет широкую область применения в рабочих процессах компании. Ее используют при:

  • найме новых сотрудников, определяя требования к кандидатам;
  • адаптации специалистов к новому для них рабочему месту;
  • оценке работников на соответствие требованиям должности;
  • определении критериев эффективности работы специалистов;
  • принятии решений о кадровых перемещениях;
  • разрешении трудовых споров.

Правила внесения исправлений

Должностная инструкция должна отражать реальную ситуацию с распределением обязанностей между сотрудниками, соответствовать актуальному состоянию организационной структуры предприятия.

Поскольку внутри компании могут происходить организационные изменения, например, может меняться состав и структура подразделений, название предприятия, сокращаться или вводиться новые должности, может потребоваться внесение изменений в текст инструкции.

Правила корректировки ДИ зависят:

  • от формы, в которой инструкция разработана: отдельным документом или приложением к трудовому договору;
  • содержания корректировок, которые могут касаться должностных обязанностей или изменений в условиях труда.
  • В случае если инструкция является частью трудового договора, то практически все вносимые правки потребуют заключения дополнительного соглашения.
  • Если ДИ – самостоятельный документ и корректировки его текста не касаются существенных изменений условий труда или обязательных пунктов трудового контракта, не меняют трудовых функций и, например, касаются конкретизации должностных обязанностей без изменения трудовой функции, то в этом случае работодатель:
    • готовит новую редакцию инструкции;
    • создает приказ, в котором утверждает обновленную редакцию;
    • проводит ознакомление сотрудника с приказом и новой версией ДИ под роспись.

Структура должностной инструкции заведующего канцелярии

В состав разделов ДИ заведующего канцелярией входит стандартный перечень разделов, включающий в себя общие положения, требования к квалификации, знаниям и навыкам специалиста, описание должностных обязанностей, области полномочий и ответственности.

Общие положения

Создавая первый раздел ДИ, необходимо правильно указать название должности. Для бюджетных организаций действует обязательное правило соответствия названия должности требованиям проф. стандарта.

Отдельное внимание необходимо уделить определению квалификационных требований, к которым относятся:

  • наличие высшего образования и дополнительного образования по профилю;
  • опыт работы не менее трех лет в области документационного обеспечения.

Без выполнения этих требований сотрудник государственного учреждения не может быть назначен на должность руководителя подразделения по документационному обеспечению управления. Важная часть первого раздела ДИ – это определение цели должности.

Для заведующего канцелярии целью его работы является управление документооборотом организации с использованием информационных технологий.

Знания и навыки

Разрабатывать перечень знаний и навыков необходимо на основании функций должности. Для заведующего канцелярией актуальны специальные знания:

  • законодательных норм, определяющих правила организации документационного обеспечения;
  • стандартов и методик разработки документов управления;
  • правил разработки, согласования, утверждения документации и требований к ознакомлению работников с документами;
  • требований к регистрации, хранению и архивированию документов.

К ключевым навыкам могут быть отнесены умения:

  • организовывать работу службы;
  • разрабатывать положения и регламенты как в области документационного обеспечения деятельности организации в целом, так и по процессам, реализуемым в отделе;
  • обеспечивать регистрацию и хранение документов в соответствии с требованиями.

Ответственность и права

Зав. канцелярией отвечает за:

  • качественное ведение процессов регистрации, учета, хранения документации предприятия;
  • соблюдение конфиденциальности в отношении деловой информации и рабочих документов предприятия;
  • выполнение должностных обязанностей.

Сотрудник имеет право обращаться к руководству с предложениями об улучшении документационного обеспечения, взаимодействовать со всеми сотрудниками предприятия по вопросам функционирования и хранения документов предприятия.

Связь с инструкцией секретаря

И секретарь, и заведующий канцелярии участвуют в процессах управления документацией организации. При этом необходимо учитывать, что секретарь – исполнитель, работающий с приемом и регистрацией документов. Зав. канцелярией относится к категории руководителей и отвечает за документооборот предприятия в целом.

Также в функции секретаря может входить дополнительный функционал по приему и распределению звонков, встрече гостей, организации совещаний, деловых встреч и конференций, обеспечению сотрудников канцелярскими и офисными принадлежностями. В функционал заведующего канцелярией такие обязанности не включены, поскольку специфика его работы связана исключительно с документами и процессами документационного обеспечения.

О сути ДИ расскажет видео ниже:

https://www..com/watch?v=EANPnFCTSUw

Источник: http://uriston.com/kommercheskoe-pravo/kadry/dokument/dolzhnostnye-instruktsii/zaveduyushhego-kantselyarii.html

Поделиться:
Нет комментариев

    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Все поля обязательны для заполнения.