Положение об отделе кадров предприятия

1.1 Полное наименование подразделения — отдел кадров ПАО «Компания», сокращенное — ОК.

1.2 Отдел кадров (далее ОК) является самостоятельным структурным подразделение ПАО «Компания» (далее по тексту предприятие), которое подчиняется директору по экономике.

1.3 Непосредственное руководство ОК осуществляет начальник отдела кадров, назначаемый на должность приказом генерального директора по представлению директора по экономике.

1.4 ОК в процессе своей деятельности сотрудничает со всеми подразделениями предприятия.

1.5 В процессе производственной деятельности ОК в широких масштабах сотрудничает с:

— Планово-экономическим отделом (ПЭО);— Бухгалтерией;— Отделом информационных технологий (ОИТ);— Административным отделом;— Отделом промышленной безопасности и охраны окружающей среды (ОПБиООС);— Профсоюзным комитетом предприятия;— Финансовым отделом (ФО);— Юридическим отделом;— Управлением контроля качества (УКК);

— Цехами основного и вспомогательного производства.

1.6 ОК в своей деятельности руководствуется:

— действующими законодательными актами РФ о труде;— федеральными законами о пенсионном обеспечении и обязательном пенсионном страховании РФ;— постановлениями государственных органов РФ;— территориальными нормативными документами К-ской области;— коллективным договором предприятия;— документацией системы менеджмента качества предприятия;— Политикой предприятия в области качества;— Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек;— штатным расписанием предприятия;— правилами внутреннего трудового распорядка предприятия;— приказами, письменными и устными распоряжениями руководителей;

— настоящим положением.

2 Цели

2.

1 Обеспечение предприятия персоналом, имеющим необходимые квалификацию, навыки, опыт.

2.

2 Организация работы по развитию персонала предприятия, изучение и анализ влияния психологических, экономических и организационных факторов производства на трудовую деятельность работников в целях разработки мероприятий по улучшению их условий труда и повышения эффективности работы с персоналом с помощью:— формирования корпоративной культуры;— определения компетентности персонала (оценка персонала);

— организации обучения, повышения квалификации и профессионального продвижения работников.

3 Внутренняя структура

3.1 Структуру и штатную численность ОК утверждает генеральный директор.

3.2 Начальник отдела имеет одного заместителя.

3.3 Обязанности заместителя определяются начальником отдела кадров и должностной инструкцией.

3.4 ОК имеет в своем составе:

— Бюро учета персонала (БУП);
возглавляемое начальником бюро.

3.5 Заместитель, начальник бюро ОК назначаются и освобождаются от должностей приказом генерального директора предприятия по представлению начальника ОК.

3.6 Начальник бюро учета персонала непосредственно подчиняется заместителю начальника отдела кадров.

3.7 Распределение обязанностей между работниками бюро производится начальником бюро согласно должностных инструкций.

3.8 В своей деятельности бюро руководствуется:

— действующим законодательством о труде РФ;— постановлениями государственных органов РФ;— территориальными нормативными документами К-ской области;— коллективным договором предприятия;— документацией системы менеджмента качества предприятия;— Политикой предприятия в области качества;— Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек;— штатным расписанием предприятия;

— правилами внутреннего трудового распорядка предприятия.

4 Функции и задачи

4.1 Комплектование предприятия персоналом требуемых профессий, специальностей, квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

4.2 Проведение конкурсного отбора на высококвалифицированные должности (анализ деловых, личностных качеств).

4.3 Ознакомление вновь принятых работников предприятия с Политикой предприятия в области качества.

4.4 Организация учета персонала, оформления движения персонала (оформление приема, увольнения, перемещения).

4.5 Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе персонала.

4.6 Прием, хранение, заполнение трудовых книжек в соответствии с инструкцией о порядке ведения трудовых книжек.

4.7 Определение источников для комплектования предприятия персоналом, установление контактов с учебными заведениями, сотрудничество со службой занятости, СМИ с целью информирования и привлечения персонала.

4.8 Мониторинг рынка труда.

4.9 Ведение учета работников пенсионного и предпенсионного возраста, оформление пенсий работникам предприятия.

4.10 Подготовка документов по пенсионному страхованию и представление их в Пенсионный фонд и органы социального обеспечения.

4.11 Организация табельного учета работников предприятия.

4.12 Учет нарушителей трудовой дисциплины.

4.13 Организация составления графика отпусков, учет использования работниками отпусков в соответствии с утвержденными графиками, дополнительных и учебных отпусков.

4.14 Анализ текучести кадров и разработка мероприятий по снижению текучести и закреплению персонала.

4.15 Определение компетентности персонала:

— оценка профессиональных качеств работников;
— оценка соответствия деловых характеристик работников требованиям и особенностям работы на предприятии.

4.16 Организация обучения и повышения квалификации персонала.

4.17 Организация прохождения практики на предприятии учащимися техникумов, лицеев, училищ и высших учебных заведений города.

4.18 Организация и проведение социологических и психологических исследований по изучению общественного мнения внутри предприятия, социально-психологического климата в подразделениях.

4.19 Обеспечение информационного взаимодействия внутри предприятия.

4.20 Разработка и внедрение программы адаптации новых работников.

4.21 Организация процесса управления служебно-профессиональным продвижением персонала.

5 Права

Отдел имеет право:
5.1. Получать от структурных подразделений предприятия информацию и документы, необходимые для выполнения основных функций.

5.2. В пределах своей компетенции давать руководителям структурных подразделений рекомендации по приему, расстановке, подготовке кадров.

5.3.Визировать документы, касающиеся обучения и повышения квалификации.

5.4.Вносить руководителям предприятия предложения по совершенствованию работы с персоналом.

5.5. Ходатайствовать о поощрении отличившихся работников и наказании нарушителей трудовой дисциплины.

6 Взаимоотношения с другими подразделениями

Отдел кадров взаимодействует со всеми подразделениями предприятия, с службой занятости, с Пенсионным фондом.

7 Ответственность начальника отдела

7.1 Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение ОК задач, предусмотренных данным положением, несет начальник ОК.

7.2 На начальника ОК возлагается персональная ответственность за:

— организацию в отделе своевременной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;

— соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины;

— подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела;

— соответствие действующему трудовому законодательству РФ визируемых проектов приказов, инструкций, положений и других документов.

8 Заключение

8.1 Настоящее положение составлено в соответствии с:— СТП СМК «Положение о структурном подразделении. Общие требования»;— действующей организационной структурой;

— штатным расписанием отдела кадров.

8.2 Право вносить предложения об изменении настоящего положения имеют:— директор по экономике;

— начальник отдела кадров.

8.3 Сроком введения в действие настоящего положения считать дату утверждения положения генеральным директором предприятия.

8.4 Срок действия настоящего положения — 5 лет.

https://www.youtube.com/watch?v=caiUIzBI2mM

Начальник отдела кадров И.И. Приветливый

Директор по экономике М.М. Экономный

Начальник отдела менеджмента качества В.В. Строгий

Начальник юридического отдела С.С. Точный

Положение об отделе кадров. Кто подбирает персонал?

   В советское время в обязанностях отдела кадров были лишь делопроизводство и отчётность. Изменившаяся же современная экономика требует более серьёзного подхода к кадровой работе.

Несмотря на то, что отдел кадров – это составная часть общего функционала предприятия, работа кадровиков значительно влияет на жизнь организации. Основной закон кадровика – это положение об отделе кадров.

В нём должны быть отражены все принципы и нюансы работы, ведь ошибки в кадровом делопроизводстве зачастую становятся причиной судебных тяжб, штрафов и предписаний надзорных органов.

Зачем нужен отдел кадров

Отдел кадров – это самостоятельное структурное подразделение компании.

В небольших компаниях кадровую работу может взять на себя юрист или секретарь, но следует упомянуть, что обязанности кадровика увеличиваются с каждым годом.

За это нужно «благодарить» различные ведомства государства, которые постоянно модернизируют или разрабатывают все новые и новые формы отчётных документов, которые усложняют процедуры делопроизводства, что ведёт к росту бумажной работы.

На сегодня кадровая работа включает в себя не только делопроизводство, но и работу непосредственно с человеком. Ведь от квалификации работника зависит слаженная работа компании в целом.

Сейчас наблюдается дефицит инженеров и рабочих технических специальностей.

Грамотный кадровик не будет ждать, когда квалифицированный персонал появится сам, а будет искать его и подбирать под конкретную штатную единицу.

Зачем нужен ОК

Таким образом, ОК является важнейшим звеном в деле обеспечения главной задачи предприятия – производство товаров или услуг с целью обеспечения потребителей и получения прибыли. Нет нужных кадров – нет прибыли.

Понятно, что юрист или секретарь просто не сможет выполнить все задачи отдела кадров, особенно в условиях «текучки». Поэтому, не стоит гнаться за двумя зайцами, ведь если наделает совместитель ошибок в кадровых документах, организации грозит штраф от 50 тысяч – и это за каждую ошибку.

Цели и задачи отдела кадров

  Емкое понятие “Отдел кадров” зачастую сложно привязать к масштабам малых предприятий, где количество сотрудников сопоставимо с масштабом решаемых задач. Однако вопросы, связанные с основными направлениями деятельности ОК никто не отменял.

Поэтому решение кадровых вопросов “падает” на голову либо учредителей, либо поручается наемному директору. А если у них нет опыта такой деятельности? Так и происходит в жизни. Успех дела в таких условиях кардинально зависит от степени понимания кадровой работы.

Статистика закрытия малых предприятий отображает неспособность в большинстве случаев наладить кадровую работу.

Вывод простой – отдел кадров в том или ином виде должен решать свойственные ему задачи. Пусть в малом предприятии это будет даже один человек, но этот человек не должен быть случайным.

Только человек, хорошо понимающий специфику работы с персоналом, в состоянии обеспечить бесперебойную работу предприятия. Не обязательно наличие у этого человека диплома. Кадровика вполне возможно вырастить в ходе становления предприятия.

Лишь бы у человека было желание понять эту работу.

Цели и задачи ОК

Цели и задачи кадровика – обеспечить предприятие сотрудниками для решения производственных планов.

Однако многолетняя практика работы ОК показывает, что эти цели и задачи на самом деле достаточно обширны.

У кадровика обязанностей много. В больших организациях в отделе кадров трудится несколько единиц, например:

• менеджер по подбору персонала;
• делопроизводитель;
• табельщик;
• менеджер по персоналу;
• и начальник отдела, который координирует работу.

У каждой штатной единицы отдела кадров свои обязанности. Менеджер по подбору персонала должен:

• снабжать предприятие сотрудниками, согласно штатного расписания;
• контактировать с кадровыми агентствами и биржей труда;
• формировать кадровый резерв.

Делопроизводителю положено:

• оформлять приём, перевод, совмещение, увольнение работника;
• заполнять, принимать, выдавать, хранить трудовые книжки и выдавать их копии работникам;
• составлять графики отпусков;
• оформлять отпуска, вызывать из отпусков;
• принимать и оформлять больничные;
• готовить кадровые приказы и знакомить с ними работников.

Табельщик:

• составляет и рассчитывает табеля учёта рабочего времени;
• составляет акты об отсутствии на работе.

Менеджер по персоналу:

• следит за выполнением правил трудового распорядка (фиксирует прогулы, опоздания, нарушение дисциплины);
• организует обучение и повышение квалификации персонала;
• обеспечивает аттестацию рабочих мест (если на предприятии нет инженера по охране труда).

Начальник ОК:

• координирует работу всего отдела;
• готовит отчёты, запрашиваемые государственными и муниципальными ведомствами;
• составляет номенклатуру дел отдела;
• составляет штатное расписание.

Как видите, кадровая работа – это не только работа с бумагами (которых всё прибавляется), но и работа с людьми. А чтобы работа была слаженной, нужно разработать чёткий алгоритм. Для этого и нужно положение об отделе кадров, которое полностью описывает кадровое делопроизводство.

Положение об отделе кадров

Это документ, в точном соответствии с которым должен работать кадровик. В положении чётко прописывается:

• структура отдела кадров;
• его цели и задачи;
• права работников ОК;
• взаимоотношения с другими подразделениями компании;
• ответственность работников ОК.

Положение обязательно утверждается приказом руководителя компании и хранится в делах отдела кадров.

Положение об ОК

В положении расписаны все обязанности отдела, но если в штатном расписании значится несколько работников ОК, их обязанности указываются в должностных инструкциях или прямо в трудовых договорах.

https://www.youtube.com/watch?v=yrMCJVEY3Fg

Для вашего удобства вы можете скачать положение об отделе кадров (образец) здесь, только учтите, что образец – типовой.

Оптимальнее разработать положение именно под ваше предприятие, где учитываются все его особенности.

Некоторые кадровики ведут работу и по охране труда, и по начислению зарплаты, и работу с другой документацией предприятия. А поэтому в положение нужно включить и эти обязанности.

Положение об отделе кадров предприятия

УТВЕРЖДАЮ ___________________________________ (наименование должности руководителя предприятия) ___________________________________ (Ф.И.О., подпись) «_____»____________________ ____ г.

1.1. Отдел кадров (далее — «отдел») является структурным подразделением предприятия и подчиняется непосредственно __________________________________.

1.2. Отдел создан на основании приказа руководителя предприятия N _____ от «__»___________ ____ г.

1.3. Начальник отдела назначается и освобождается от должности приказом руководителя предприятия.

Работники отдела назначаются и освобождаются от должности приказом руководителя предприятия по представлению Начальника отдела.

1.4. Отдел в своей работе руководствуется:

— Конституцией Российской Федерации;

— Трудовым кодексом Российской Федерации;

— федеральными законами Российской Федерации;

— указами и распоряжениями Президента Российской Федерации;

— постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации;

— законами ________________ (указать субъект Российской Федерации);

— уставом предприятия;

— локальными актами предприятия;

— методическими материалами по управлению персоналом.

1.5. В отделе должны быть документы и материалы по следующим вопросам:

— структура и штаты предприятия;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— профиль, специализация и перспективы развития предприятия;

— кадровая политика и стратегия предприятия;

— порядок определения перспективной и текущей потребности предприятия в кадрах;

— источники обеспечения предприятия кадрами;

— состояние рынка труда;

— системы и методы оценки персонала;

— методы анализа профессионально-квалификационной структуры кадров;

— порядок оформления, ведения и хранения документации, связанной с кадрами и их движением;

— порядок формирования и ведения банка данных о персонале предприятия;

— организация табельного учета;

— методы учета движения кадров;

— порядок составления установленной отчетности;

— защита сведений и информации, составляющей государственную тайну или коммерческую тайну предприятия.

1.6.

Отдел применяет в своей работе современные информационные технологии для работы с кадрами, средства взаимодействия и связи; рассматривает возможности внедрения передового отечественного и зарубежного опыта работы с персоналом; проводит социологические и психологические исследования, направленные на совершенствование организации труда, производства и управления, повышение продуктивности предприятия; во взаимодействии с другими структурными подразделениями добивается соблюдения правил и норм охраны труда.

2. СТРУКТУРА ОТДЕЛА

2.1. Структуру и штаты отдела утверждает руководитель предприятия.

2.2. Руководство отделом осуществляет Начальник отдела.

2.3. В состав отдела входят:

— _______________________________________;

— _______________________________________;

— _______________________________________;

— _______________________________________;

— _______________________________________.

3. ОСНОВНЫЕ ЗАДАЧИ ОТДЕЛА

3.1. Подбор, расстановка и воспитание кадров.

3.2. Изучение деловых и моральных качеств работников по их практической деятельности.

3.3. Создание резерва кадров для выдвижения на руководящие и материально ответственные должности.

3.4. Организация и проведение всех видов подготовки и повышения квалификации кадров.

3.5. Учет кадров.

3.6. Обеспечение прав, льгот и гарантий работников предприятия.

4. ФУНКЦИИ ОТДЕЛА

4.1. Разработка кадровой политики и стратегии предприятия.

4.2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.

4.3. Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися внешними и внутренними условиями его деятельности.

https://www.youtube.com/watch?v=ijx5mvS1mUM

Обеспечение приема и расстановки молодых специалистов в соответствии с полученной в учебном заведении профессией и специальностью.

Организация совместно с руководителями подразделений проведения стажировки и работы учеников и молодых специалистов.

4.4. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.

4.5. Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой для этого документации.

4.6. Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.

4.7. Информирование работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для помещения объявлений о найме работников.

4.8. Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.

Планирование и организация повышения профессиональной квалификации.

4.9. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.

4.10. Учет личного состава.

4.11. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.

4.12. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.

4.13. Ведение установленной документации по кадрам.

4.14. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.

4.15. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.

4.16. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.

4.17. Контроль за правильностью расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия.

4.18. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.

4.19. Организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.

4.20. Подготовка необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по установлению выслуги лет.

4.21. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.

4.22. Выдача справок о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы.

4.23. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.

4.24. Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.

4.25. Оформление и учет командировок.

4.26. Табельный учет.

4.27. Контроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.

4.28. Анализ текучести кадров.

4.29. Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.

4.30. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.

4.31. Принятие мер к выявлению и устранению причин, порождающих жалобы работников.

4.32. Своевременное выявление и конструктивное разрешение трудовых конфликтов.

4.33. Методическое руководство деятельностью других структурных подразделений по кадровым вопросам.

4.34. Ведение делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи по вопросам деятельности отдела.

4.35. Организация ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.

4.36. В пределах компетенции отдела — защита сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

4.37. Ведение работы по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела.

https://www.youtube.com/watch?v=R0GgUtEMGIg

Возложение на отдел функций, не относящихся к кадровой работе, не допускается.

5. ПРАВА ОТДЕЛА КАДРОВ

Отдел кадров для решения возложенных на него задач имеет право:

5.1. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещениях работников — мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.

5.2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников законодательства о труде, предоставление установленных льгот и преимуществ.

5.3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.

5.4. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.

5.5. Самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.

5.6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе агентствами по найму и службами занятости.

5.7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

5.8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.

6. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ СО СТРУКТУРНЫМИ ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ ПРЕДПРИЯТИЯ

6.1. В процессе производственной деятельности предприятия отдел взаимодействует со следующими структурными подразделениями:

— _____________________ (указать структурные подразделения);

— _________________________________________________________;

— _________________________________________________________;

— _________________________________________________________.

7. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

7.1. Всю полноту ответственности за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций несет Начальник отдела.

7.2. Ответственность работников отдела устанавливается действующим законодательством и должностными инструкциями.

7.3. Начальник и другие работники отдела несут персональную ответственность за правильность оформляемых ими документов, их соответствие законодательству Российской Федерации.

8. КРИТЕРИИ ОЦЕНКИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОТДЕЛА

8.1. Своевременное и качественное выполнение поставленных целей и задач.

8.2. Качественное выполнение функциональных обязанностей.

Начальник отдела кадров:

____________________________

______________/_____________

С данным Положением ознакомлен(а) _________ (____________)

———————————

Должностные обязанности и требования к квалификации начальника отдела кадров установлены в подразделе «Начальник отдела кадров» раздела 1 «Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих», утв. Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37.

Положение об отделе кадров и другие документы, которые часто проверяют инспекторы

В статье рассказывается, как составить Положение об отделе кадров. По ссылке в тексте можно скачать образец Положения об отделе кадров.

Как составить положение об отделе кадров

Положение об отделе кадров – это внутренний организационно-распорядительный документ. Он устанавливает статус, функции, права, обязанности и ответственность этого отдела. Закон не утверждает форму или содержание положения об отделе кадров. Поэтому вы вправе составить его в произвольной форме с учетом своей специфики.

В положение включите следующие разделы:

1. Общие положения. Укажите полное наименование отдела, а также дату, номер и наименование документа, на основании которого он создан и действует. Пропишите, какими законами и внутренними локальными актами руководствуется, кому он подчинен.

https://www.youtube.com/watch?v=fM-3XyKSJZ8

Затем укажите, кто возглавляет отдел. Например, начальник отдела кадров, а в его отсутствие – заместитель начальника отдела. Пропишите порядок назначения и освобождения от должности руководителя отдела.

2. Функции. Опишите виды работ (действий), которые должен выполнять отдел для осуществления поставленных перед ним задач. Это может быть определение и разработка кадровой политики и стратегии, формирование штатного расписания организации и проч.

3. Права. Перечислите права, которыми будет обладать руководитель отдела кадров. Например, давать разъяснения и рекомендации по вопросам работы кадровой службы, вести переписку с госорганами и проч.

4. Ответственность. Укажите, что ответственность за качество и своевременность выполнения возложенных задач и функций несет начальник. Можно установить степень ответственности других работников. Но обычно это прописывают в должностных инструкциях.

5. Взаимоотношения с другими подразделениями. Например, отдел кадров вправе получать из бухгалтерии справки о зарплате для оформления пенсии по возрасту и инвалидности. В бухгалтерию представляет табель учета рабочего времени и больничные листы для оплаты, а с юридическим отделом согласовывает приказы.

Положение не входит в ряд обязательных локальных актов, поэтому не нужно его согласовывать с профсоюзом.

Скачать чистый бланк >>>
Скачать заполненный образец >>>

Положение об отделе кадров и другие обязательные кадровые документы

Составьте перечень обязательных кадровых документов, определитесь с их формами

Их обычно запрашивают специалисты из госинспекции по труду, когда приходят с проверкой в компанию.

Перечень приводим в таблице 1 ниже.

Таблица 1. Перечень обязательных кадровых документов, которые должны вести специалисты отделов кадров

Наименование документаКакую форму взять за основу (из утвержденных постановлением Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1)

Штатное расписание	Документ дает представление о структуре компании, должностях и окладах сотрудников, количестве штатных единиц, фонде оплаты труда. Утверждается каждый год 1 января	Форма Т-3
График отпусков	Указываются даты, когда уходят в отпуск сотрудники. Должен быть утвержден руководителем компании не позднее чем за две недели до нового года	Форма Т-7
Личные карточки	Дублируется информация, которую инспекторы по кадрам заносят в трудовые книжки (прием на работу, перевод на другую должность, увольнение). Знакомят работника под роспись	Формы Т-2 и Т-2ГС (МС)
Табель учета рабочего времени	Фиксирует отработанное и неотработанное рабочее время, служит основанием для расчета зарплаты. Табель сдают в бухгалтерию два раза в месяц	Формы Т-12, Т-13. В форме Т-12 есть графы для расчета заработной платы
Трудовые книжки	Сведения о должностях, занимаемых работником, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания, по которым прекращен трудовой договор. Все записи в трудовые книжки заносятся на основании приказов	Правила ведения и хранения трудовых книжек регулируются постановлением Правительства РФ № 225 «О трудовых книжках» от 16 апреля 2003 г. с изменениями и дополнениями от 6 февраля 2004 г., 1 марта, 19 мая 2008 г., 25 марта 2013 г.
Приказы по личному составу	Фиксируют:  – прием на работу;  – перевод на другую работу;  – предоставление отпуска; – направление в командировку;  – поощрение; – прекращение (расторжение) трудового договора. Обязательно указываются основания для приказа	Формы Т-1, Т-1а, Т-5, Т-5а, Т-6, Т-6а, Т-9, Т-9а, Т-11, Т-11а, Т-8, Т-8а
Трудовые договоры	Составляются в двух экземплярах, подписываются работодателем и работником. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя	Законодательством РФ не предусмотрена единая форма трудового договора для предприятий и организаций

Когда будете проверять работу отдела кадров, смотрите, во-первых, есть ли все необходимые документы, во-вторых, правильно ли они заполняются – заносят ли туда специалисты необходимые сведения, насколько точно это делают, нет ли расхождений с другими документами или противоречий законодательству.

https://www.youtube.com/watch?v=DbhCSTzpbQs

Если какого-то документа из перечня обязательных нет, компанию оштрафуют. Например, за отсутствие личной карточки сотрудника Вы заплатите от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ). Иногда специалисты по кадровому делопроизводству забывают делать график отпусков.

Но это не факультативный документ, который можно составлять или не составлять. В статье 123 Трудового кодекса говорится, что график отпусков обязательно должен быть в компании. Поэтому ваша задача выяснить, все ли документы, которые запросят проверяющие из гострудинспекции, есть в отделе.

Если нет, потребуйте завести и будете увереннее себя чувствовать, когда в компанию придут проверяющие.

Справка

Инспекторы по труду во время проверки обязательно попросят еще и такие документы:

1. Положение о хранении и защите персональных данных работников, Положение об отделе кадров,
2. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), а также
3. Инструкции по охране труда.

Дополнительные сведения о положении об отделе кадров администрации можно найти по ссылке.

Каким должно быть положение об отделе кадров?

Отдел кадров – служба, создаваемая на предприятиях разной сферы деятельности с единой целью: решать кадровые задачи. Название подразделения бывает разным (служба персонала, HR-департамент, кадровый центр и т.п.), но выполняемые функции – аналогичны.

Функционировать отдел кадров должен четко и грамотно, слаженно и оперативно, так как несет ответственность за подбор квалифицированного персонала, что непосредственно влияет на работу всего предприятия.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Положение об отделе кадров (ОК) входит в число локальных нормативных актов, определение которых содержится в Трудовом кодексе Российской Федерации.

Статьей 8 настоящего документа дается полное разъяснение термина, в том числе: положение об ОК является внутренним документом, где в полном объеме указываются права и обязанности работодателя (нанимателя) и его работников в вопросах, не охваченных действующим законодательством.

Собственник не имеет право разрабатывать положение о кадровой службе без учета прав и гарантий персонала, защищенных на законодательном уровне. Организация службы управления кадрами не является обязательной в соответствии с законами РФ.

Обязанности работы с персоналом работодатель может возложить на любого другого сотрудника компании в плане совмещения должностных обязанностей (например, секретарь-референт может совмещать должности свою и кадровика), особенно, если дело касается организаций с небольшим количеством рабочих единиц, где должность менеджера по персоналу – нецелесообразна.

Вариантом грамотного решения может стать аутсорсинг – сервис по предоставлению услуг различной квалификации на контрактной основе, в том числе и HR. Подробнее читайте об этом здесь.

Деятельность отдела кадров

В положение о кадровой службе должны входить пункты, отражающие вопросы организации ее на предприятии, а также существующие права и обязанности.

Документ разрабатывается руководителем HR-службы при помощи юристконсультов предприятия на основании учредительных документов и типовых положений об отделе кадров. Законодательством не предусмотрена обязательная форма документа, так что учесть все нюансы организации придется при разработке.

Несмотря на это, в положение о службе персонала рекомендуется включить такие задачи:

• производить подбор персонала согласно кадровым потребностям предприятия;
• вести делопроизводство кадров, выражающееся в оформлении трудоустройства и увольнения сотрудников, плановых и декретных отпусков, табельном учете и так далее;
• аттестация сотрудников и так далее.

Функционал отдела персонала выражается в таких пунктах положения:

1. делопроизводство в отношении личных дел сотрудников организации, отпусках, трудоустройстве, обучении и прочих вопросах адаптации персонала, переводах по предприятию и увольнениях;
2. аттестация сотрудников в составе комиссии;
3. оценка деятельности в общей системе эффективности сотрудников;
4. кадровая документация – внесение записей и соответствующее сберегание трудовых книжек;
5. подготовка документов для работников при вручении благодарностей, отличительных знаков и всех видов страхования (как пенсионного, социального, так и медицинского);
6. разработка общих мероприятий по качеству и улучшению в сфере текучки кадров.

ОК предприятия может быть наделен такими правами:

• контролировать соблюдения сотрудниками правил внутреннего трудового распорядка и трудовой дисциплины;
• требовать получения нужных сведений от других подразделений предприятия;
• подавать предложения по улучшению кадровой работы прочим подразделениям организации;
• контролировать выполнения приказов кадрового назначения сотрудниками предприятия.

Руководитель ОК несет полную ответственность за полноценное, адекватное и эффективное функционирование отдела, а работники-кадровики – за соблюдение положений должностных инструкций.

Все вышеизложенное свидетельствует о том, что предприятию с кадровой численностью более ста человек рекомендуется возложить данные обязанности и функции не на какого-либо одного сотрудника, а организовать отдельную службу (отдел).

Можно воспользоваться аутсорсингом, так как в больших компаниях одним из инструментов развития бизнеса является работа в сфере кадров.

Полноценное положение об ОК предприятия должно содержать следующие пункты:

1. Общие положения. В первом (вводном) разделе указывается наименование подразделения, подчиненность руководству и организационная структура службы, а также выписки из процедур и документов, регламентирующих ее функционал.
2. Цели, задачи и функции. Во втором разделе «Цели, задачи и функции» разъясняются цели создания службы персонала, устанавливаются задачи, выполнение которых обеспечивает выполнение целей, и непосредственные функции в сфере кадровой политики предприятия.
3. Права. Полномочия ОК для достижения целей и задач представлены в разделе «Права».
4. Взаимодействие. Раздел «Взаимодействие» определяет процедуру сотрудничества с остальными подразделениями предприятиями, включающую порядок получения и выдачи информации, выполнения приказов и распоряжений, а также обмена информацией с другими компаниями.
5. Ответственность. Пункт «Ответственность» подразумевает определение степени ответственности начальника и сотрудников кадрового подразделения за исполнение своих обязанностей, возложенных должностными инструкциями.
6. Заключение. В графе «Заключение» описывается процедура внесения поправок, дополнений и изменений в этот документ.

Положение составляется в нескольких экземплярах, а работники отдела ознакамливаются с ним под подпись.

https://www.youtube.com/watch?v=Nw09dq_hXNI

Образец положения об отделе кадров можно скачать здесь.

Нюансы документа

Документ подлежит утверждению руководителем предприятия с указанием даты простановки подписи, после чего положение разбирается на экземпляры (минимум – 2 шт.), прошивается, заверяется печатями и подписями ответственных лиц.

Утвержденные экземпляры передаются на хранение:

• 1 экземпляр – руководителю организации;
• 2 экземпляр – в отдел кадров.

Срок действия положения устанавливается на предприятиях в индивидуальном порядке, рекомендуемый – 5 лет.

Вносить изменения в документ – зачеркивать либо вписывать нововведения – категорически запрещается. В разделе «Заключение» при разработке документа необходимо предусмотреть описание порядка внесения изменений, который может включать следующие шаги:

• чтобы произвести правки в положении, руководитель предприятия может выразить свое решение в форме приказа, в котором указываются формулировки изменения фрагмента документа и «до», и «после»;
• изменения вносятся в существующий документ в соответствии с имеющимися экземплярами;
• с внесенными изменениями ознакамливают работников службы кадров и остальных сотрудников причастных подразделений предприятия под роспись.

Служба персонала является важной составляющей структуры любого современного предприятия, а ее многогранность и функционал отражается в положении об отделе кадров.

Данный документ разрабатывается в интересах организации на долгие годы, хотя и не является обязательным в соответствии с действующим законодательством, но послужит основой для реализации политики в области управления кадрами предприятия.

Посмотрите видео о кадровом учете:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:
Это быстро и бесплатно!

🔥 Видео