План командировок работников организации

Видео:Командировка - Елена А. ПономареваСкачать

Как новичку быстро составить план командировочных расходов

Однажды мне поставили новую задачу — создать план поездок для сотрудников компании. Новая работа, в компании всего около месяца, еле разобралась с основным функционалом, а тут еще и планирование! Быстро набираю предыдущего сотрудника и выясняю алгоритм действий — что и в какие сроки необходимо сделать:

—  планы командировочных расходов нужно составлять ежемесячно и ежегодно,

—  планы необходимо согласовывать у руководителей департаментов и дирекций,

—  согласованные планы необходимо предоставлять руководителю финансового отдела:

—  сроки предоставления ежемесячного плана — до 12 числа текущего месяца, годового плана — не позднее 1 октября текущего года.

Соответственно, когда вам ставят задачу по планированию обязательно поинтересуйтесь:

— что конкретно от вас ожидают (в моем случае это была координация сбора всех планов, расчет расходов, согласование у всех руководителей и передача в финотдел),

— к какому сроку нужно выполнить задачу,

— какой бизнес процесс для этого уже существует в компании (у кого и как запрашивать информацию, а кого, наоборот, тревожить не нужно, у кого согласовывать, у кого утверждать..)

— что должно быть отражено в плане (если нет готового шаблона, но нужно придумать самому и утвердить у финотдела),

— по каким нормам сделать расчеты (здесь уместно пользоваться корпоративной тревел политикой).

Штат компании, в которой я работала, насчитывал порядка 250 человек, структура включала 12 департаментов и 8 отделов. Весь бизнес процесс был не отточен и проходил полностью «на бумаге».

Моя задача по планированию включала следующие действия:

         1. Заранее напомнить руководителям департаментов и дирекций по и-мейл рассылке о сроках предоставления плана

        2. Вовремя собрать планы со всех отделов и департаментов

        3. Консолидировать планы в единый общий формат

        4. Сделать расчет расходов на командировки

        5. Передать в установленный срок консолидированный и просчитанный план в финотдел на утверждение финансовому директору.

Через пять лет этот процесс (УРА!!!), наконец-то, был автоматизирован на модуле платформы «1С». Только представьте, насколько удобнее, быстрее и гибче все стало происходить!!!

Но если в вашей компании все еще бумажный документооборот, не отчаивайтесь!

Предлагаю использовать обычный шаблон в формате Excel.

Как правильно составить шаблон плана

В шапке документа советую отразить:

Полное название вашей компании

Название документа и период плана (месяц и год)

В шапке табличной части плана можно расположить следующие столбцы:

Раздел Данные о командировках:

ФИО сотрудника

Цель командировки

Страна

Город

Срок командировки

Раздел Расходы понедельно*:

1 неделя

2 неделя

3 неделя

4 неделя

*Данный раздел опционален — мы внедрили его по требованию руководителя финотдела, для удобства планирования расходов по неделям. Если от вас такого не требуют, но эти поля можно опустить.

Раздел Расходы по статьям:

Суточные

Проезд

Трансфер

Проживание

Виза

Всего

Как посчитать расходы по командировкам

В расчетах я использовала следующие формулы (рассчитывала вручную, кроме столбца Всего):

Формула расчета расходов по РФ-командировке: 

X = (A*Y + B + C*(Y-1) + D)

где,

X — значение графы «Всего»,

Y — количество дней командировки,

A – значение нормы суточных по РФ,

B – значение нормы проезда (билетов) по N-городу (норма — эконом или бизнес класс – зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании),

C – значение нормы проживания в сутки по N-городу (норма зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании). Высчитывается по количеству ночей, а не дней командировки.

D – значение нормы трансферов по N-городу.

Формула расчета расходов по зарубежной командировке: 

X¹ = (A² + B + C*(Y-1) + D+E)

где,

X¹ — значение графы «Всего»,

A² — значение суточных,

при этом, A² = ((A¹*срок командировки – 1) +A*1),

где, A — значение нормы суточных по РФ, A¹ — значение суточных по загранице,**

B – значение нормы проезда (билетов) по N-городу (норма — эконом или бизнес класс – зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании),

C – значение нормы проживания в сутки по N-городу (норма зависит от категории сотрудника, согласно тревел политике компании),

D – значение нормы трансферов по N-городу,

E — значение стоимости оформления визы,

Y — количество дней командировки.

**Поясню: день пересечения границы РФ (возвращение в РФ) считается по нормам суточных РФ, остальные дни считаются по нормам суточных зарубежных.

Видео:Оплата питания в командировке - Елена ПономареваСкачать

Правила составления плана командировки и график работы – образец оформления

> Трудовое право > Командировка > Образцы документов > Правила составления плана командировки и график работы – образец оформления

План командировки представляет собой документ, ответственность за заполнение которого возлагается на руководителя сотрудника, направленного в командировку.

Помимо основной информации о командированном работнике и самой рабочей поездке, графике работы, в нем указываются цели, для выполнения которых сотрудник и отправляется в поездку.

Трудовое законодательство, действующее на территории РФ, устанавливает определенные правила и требования, выдвигаемые по отношению к рабочим поездкам – командировкам.

https://www.youtube.com/watch?v=VigMbjCuMGc

Данной теме в Трудовом Кодексе РФ посвящено несколько статей, в том числе 166, 167, 168. Информация о рабочих поездках присутствует также в Налоговом законодательстве.

Следует отметить, что документ указанного образца не относится к категории обязательных. Из этого можно сделать вывод, что план оформляется по усмотрению руководителя предприятия.

Цель поездки может указываться в приказе, на основании которого работник направляется работодателем в командировку.

В общих чертах можно сказать, что план и программа командировки предназначены для облегчения работы сотрудника в поездке.

Для того чтобы должным образом выполнить свои обязанности, ему достаточно придерживаться определенного руководителем порядка действий.

План работы в командировке особенно удобен в ситуациях, когда целей и задачи поездки несколько.

В таких случаях воспринимать информацию значительно проще.

В последующем работодатель не имеет права потребовать отчета о выполнении работы, не указанной в плане.

Важно отметить, что необходимость оформления данного документа для отдельных категорий трудящихся граждан отражена в приказе МВД РФ №1150, Росимущества №51, Судебного департамента № 152. 

Для остальных категорий работников информация о необходимости составления плана должна указываться в локальных актах предприятия.

Как оформить рабочую программу и график работы?

Программа и график работы в командировке разрабатывается руководителем командированного сотрудника или лицом, назначенным в качестве ответственного.

Технология оформления бумаги указанного характера в каждой компании может использоваться своя. Информация по этому поводу должна отражаться в распорядительной документации предприятия.

В большинстве случаев все работодатели отражают стандартные данные. В ситуации с планом рабочих поездок в качестве таковых выступают следующие сведения:

• длительность командировки, дата ее начала и окончания;
• местность, в которую отправляется командированный сотрудник;
• сведения о принимающей стороне – наименование фирмы, находящейся в другой местности;
• цели служебной поездки – их может быть неограниченное количество;
• должность работника, отправляющегося в служебную поездку, его инициалы;
• основная часть.

Основная часть может быть оформлена в виде таблицы со следующими названиями колонок:

• вопросы/мероприятия/задачи, подлежащие исполнению/выполнению во время нахождения трудящегося в рабочей поездке;
• срок выполнения задания/мероприятия или решения вопроса, продолжительность времени, на это отведенного;
• результат, ожидаемый вследствие выполнения поставленной задачи, мероприятия и т.д..

После таблицы должна располагаться подпись руководителя, подготовившего программу. Указывается дата оформления.

После этого с содержимым документа ознакамливается сотрудник, для которого составлен план. При отсутствии вопросов он оставляет в документе свою подпись.

Краткий пример для менеджера по продажам

Примерная структура плана командировки для менеджера по продажам может выглядеть следующим образом:

ПЛАН

командировки

• Длительность рабочей поездки — 5 дней. С 10 по 14 ноября 2021 года.
• Принимающая сторона – компания «Торговые сети», город Санкт-Петербург, улица Ленинская, строение 4.
• Цель командировки – заключение договора на поставку продукции.
• Командированный сотрудник – менеджер по продажам – Анисимова Людмила Сергеевна.
• рабочей поездки

Руководитель предприятия: Саленко А.Е., подпись

https://www.youtube.com/watch?v=iSyBHMw10zM

С планом командировки ознакомлен: Анисимова Л.С., подпись

8 ноября 2021 года

Выводы

План командировки входит в категорию необязательных бумаг. Необходимость оформления такового документа определяется работодателем.

При заполнении бумаги руководители предприятий используют специально разработанные для этого бланки.

В них необходимо отражать информацию о командированном специалисте, принимающей стороне, целях поездки, а также мероприятиях, подлежащих к выполнению.

Также в документе указывается желаемый результат каждого действия работника. В плане подпись оставляет руководитель, его составивший, и сотрудник, с ним ознакомившийся.

Видео:Находим ответ. Как направить сотрудника в командировку?Скачать

Задачи и цель командировки: примеры

Бизнес 19 июня 2021

Знаете ли вы, как правильно указать цель командировки? Пример можно, конечно, без проблем найти на всевозможных профессиональных форумах бухгалтеров или специалистов по кадровой работе. Но копирование чужого опыта не всегда оправдано.

В нормативных актах нет списка целей поездок по служебной надобности. Тем не менее формулировать причину, по которой сотрудник отправляется в путь, стоит таким образом, чтобы проездные и суточные расходы можно было отразить в учете для снижения налогооблагаемой прибыли.

Для этого важно учесть ряд моментов.

Каких именно?

Практикующие бухгалтеры легко приводят различные примеры целей командировки и указывают на следующее:

1. Деловая поездка сотрудника должна очевидным образом соответствовать интересам компании. Цель командировки формулируется так, чтобы было ясно: «путешествие» выгодно для фирмы, прямо или косвенно способствует тому, чтобы предприятие зарабатывало прибыль, наращивало объемы деятельности, повышало качество товаров и услуг. Работника организации нельзя отправить в командировку, поставив перед ним задачу «отдохнуть», «восстановить силы» или «вылечиться». Для этого предусмотрены отпуска — ежегодные или по состоянию здоровья.
2. Цель командировки не должна противоречить должностной инструкции работника. Так, бухгалтера нельзя отправить в деловую поездку для переговоров с клиентами. А коммерческий директор фирмы не может быть командирован в другой город с целью «перевозки сотрудников».
3. Причина, по которой совершается деловая поездка, должна соответствовать сроку «путешествия» и его маршруту. Если целью командировки является, например, участие в выставке, работник организации обязан «двинуться» в обратном направлении в течение суток после окончания мероприятия.
4. Крайне осторожно следует отнестись к обоснованию поездок по служебной надобности в выходные. Если сотрудник компании отправляется в другой город, например, для проведения переговоров в понедельник, а время пути составляет один день, то выехать можно не раньше вечера субботы. В противном случае стоимость билетов или ГСМ нельзя будет отнести к затратам.
5. Лучше избегать общих формулировок. Важно указать, зачем именно сотрудник организации отправляется работать вне места постоянной службы. Иначе у контролеров могут возникнуть сомнения в правомерности отнесения командировочных расходов к налоговому учету.
6. Цель поездки следует формулировать так, чтобы можно было сделать однозначный вывод о том, выполнено или не выполнено назначенное задание. После поездки сотрудник должен будет представить отчет о результатах, приложить к нему документы, подтверждающие выполнение поставленной задачи. Кстати, возможна ситуация, когда цель командировки не достигается. В этом случае работодатель требует у сотрудника «объяснительную» с указанием причин, почему не удалось выполнить служебное задание. При наличии этого документа расходы на поездку можно принять к налоговому учету.
7. Если цель командировки объемная, состоит из нескольких заданий, важно прописать также отдельные задачи поездки, выполнение каждой из которых также потребуется подтвердить.
8. Если работа специалиста носит разъездной характер и перемещение в другой населенный пункт связано с выполнением повседневных дел, то такое «путешествие», согласно Трудовому кодексу, не признается командировкой вообще.

Любых ли сотрудников можно посылать в деловые поездки?

Это имеет столь же важное значение, как и вопрос о том, как определить цель командировки. Примеры случаев, когда работодатель был оштрафован за то, что направил в другой город работника, которого нельзя было посылать в поездку, не единичны.

https://www.youtube.com/watch?v=MZdlzfpoapA

Прежде чем командировать сотрудника в другой город или страну, важно учесть то, что:

1. Категорически запрещено «снаряжать в дорогу» беременных женщин и несовершеннолетних работников (кроме кадров, занятых в сфере творчества).
2. Сотрудник, направляемый в деловую поездку, должен состоять в трудовых отношениях с работодателем. На момент отправления уже должен быть заключен договор найма, оформленный в соответствии с действующими законами.
3. Есть категории граждан, которые имеют право отказаться от командировок. Отправлять их в другой город или страну по служебной надобности допустимо только при наличии их письменного согласия.

К таким лицам относятся:

• Мамы детей младше 3 лет.
• Родители или опекуны инвалидов до 18 лет.
• Граждане, ухаживающие за больными членами семьи, в соответствии с медицинским заключением.
• Матери и отцы, воспитывающие детей в возрасте до 5 лет без супругов.

Работники, не принадлежащие к этим категориям, за невыполнение приказа отправиться в командировку подлежат дисциплинарной ответственности. В отдельных случаях можно даже уволить сотрудника, отказавшегося поехать в другой город по делам фирмы.

В каких документах пишут цель командировки?

До 2015 года поездка сотрудника оформлялась:

1. Приказом.
2. Служебным заданием.
3. Командировочным удостоверением.
4. Отчетом.

В настоящее время все характеристики «путешествия» указываются в приказе. Унифицированные формы «служебного задания», «командировочного удостоверения» и «отчета» отменены.

Для подтверждения факта поездки и выполнения приказа служат: билеты, путевые листы, чеки на оплату ГСМ, отчеты, объяснительные записки, протоколы переговоров, сертификаты о прохождении обучения, заключенные договоры, описи.

Из состава и содержания этих документов должно быть видно, достигнута ли обозначенная цель командировки.

Рассмотрим, как определяются задачи деловых поездок для разных категорий сотрудников.

Директор

Работа первых лиц предприятий часто связана с «путешествиями».

Командировка директора фирмы, как правило, оформляется не приказом, а распоряжением, содержащим фразу: «Убываю в командировку с целью…».

Руководитель компании может отправиться в деловую поездку, в частности для завоевания новых рынков сбыта, поиска клиентов, заключения контрактов на поставку продукции. Как в этом случае будет звучать цель командировки директора? Примеры:

• проведение переговоров и заключение контракта с ООО «Фирма»;
• проведение переговоров с участниками конференции «Товары будущего» в г. Н-ске «___»________ 20__ г.;
• демонстрация образцов продукта «Предмет-1» компании ООО «Крупный заказчик»;
• презентация товаров для компании АО «Хороший клиент».

Первое лицо фирмы может также поехать в другой город или страну, чтобы встретиться с уже действующими клиентами предприятия. Для этого случая специалисты по кадровой работе уже придумали, как писать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

• обсуждение условий договора на поставку производственного оборудования ООО «Наш друг»;
• согласование с АО «Концерн» плана закупки на 2-е полугодие ____ года.

Директора компаний время от времени направляются в другие города или страны для «открытия нового филиала компании». Такая формулировка желаемого результата допустима и в документах. Однако в этом случае стоит обозначить и цели, и задачи командировки. Пример:

«Отбываю в г. Н-ск для организации работы нового структурного подразделения.

Задачи:

• Изучение целевого рынка.
• Тестирование и прием на работу сотрудника на должность управляющего филиалом.
• Согласование с руководителем филиала планов работ на ___ год».

Также глава небольшой компании, как и специалист отдела закупок, может отправиться в другой город или страну для того, чтобы приобрести новое оборудование, заключить договоры на поставку сырья, материалов, комплектующих, обговорить условия сотрудничества с поставщиками. В этом случае в документах также следует корректно указать цель командировки директора. Примеры:

• проведение переговоров с ООО «Партнер» о закупке партии товара «Вещь»;
• заключение договора на приобретение изделий ООО «Помощник»;
• приобретение оборудования «Станок»;
• исследование образцов товара «Штука» от ООО «Производитель».

Как еще может быть сформулирована цель деловой поездки первого лица компании? Примеры:

• обучение персонала;
• участие в выставке, семинаре, конференции» (посещение мероприятий, связанных с финансово-хозяйственной деятельностью предприятия);
• повышение профессионального уровня;
• освоение новых технологий;
• проверка качества работы подразделения.

Менеджер по продажам

В подразделениях, занятых реализацией товаров и услуг, цели поездок по служебной надобности, как правило, прописываются очень подробно. Сотрудники получают подробные инструкции в письменной форме, с указанием на то, какие задачи должны быть выполнены и какие количественные показатели достигнуты.

https://www.youtube.com/watch?v=W2kini5gFkU

Вначале ставится основная цель командировки менеджера по продажам. Примеры:

• увеличение объемов реализации в регионе;
• изучение рынка сбыта;
• переговоры с потенциальными клиентами.

«Большое» служебное задание делится на этапы, по итогам прохождения каждого из которых сотрудник составляет письменный отчет. Перед менеджером по продажам часто ставятся такие «подцели»:

• нанести визиты действующим клиентам, согласно графику посещений;
• посетить потенциальных заказчиков в соответствии с планом встреч;
• собрать информацию по новому рынку для отдела маркетинга;
• посетить торговые точки конкурентов, провести сравнительный анализ.

Инженеры, производственный персонал

Деловые поездки этих категорий сотрудников носят длительный характер, так как обычно они связаны с обеспечением эффективной работы станков, автоматических линий, роботов.

Для инженеров и рабочих тоже очень важно корректно сформулировать цель командировки в командировочном удостоверении. Примеры:

• установка, наладка оборудования;
• обучение ответственных сотрудников работе с производственной линией;
• проверка, тестирование работы станков;
• гарантийный ремонт, сервисное обслуживание аппаратов, поставленных по Контракту №___ от «___»__________ г.;
• регламентные работы, профилактика оборудования.

Многие инженеры отправляются в деловые поездки для общения с коллегами и получения новых практических знаний. Это очень распространенная цель командировки. Пример:

• обмен опытом с разработчиками аппаратов «Мощные».

Бухгалтер

Главные бухгалтера выезжают в другие города для проверки качества работы учетных специалистов, обучения сотрудников, сбора информации, подведения итогов финансово-хозяйственной деятельности фирмы.

Рядовой счетовод может отправиться в путь, чтобы повысить свою квалификацию, обменяться опытом с коллегами, принять участие в собрании.

Как может быть сформулирована цель командировки бухгалтера? Пример:

• проведение внутреннего аудита, проверка правильности отражения в бухгалтерском учете финансово-хозяйственных операций филиала.

Допустима и любая другая, соответствующая должностной инструкции счетовода, цель командировки. Пример:

• посещение для приемки дел.

Работники сельскохозяйственной отрасли

Фермеры, агрономы, механизаторы, животноводы, птичники сталкиваются с необходимостью ездить в командировки, пожалуй, намного чаще, чем «городские» специалисты.

Работая в сельской местности, они обязаны постоянно быть на связи с «цивилизацией»: закупать семена, корма для животных, посещать выставки достижений народного хозяйства, знакомиться с новыми технологиями и, наконец, реализовывать продукцию предприятиям города и частным лицам, посетителям рынков.

В соответствии с задачами конкретной поездки формулируется цель командировки сельхозработников. Примеры:

• закупка удобрений;
• получение разрешающей документации;
• представление инвестиционного проекта на специализированной выставке;
• участие в конференции фермеров, обмен опытом;
• приобретение спецтехники;
• реализация продукции на городской ярмарке;
• доставка партии товаров заводу АО «Заказчик».

Водитель

Еще одна категория работников, занятие которой связано с частыми поездками, – это водители. В их обязанности входит транспортировка сотрудников компании, товаров, ценностей, документов.

От конкретной задачи зависит, как писать в приказе цель командировки. Примеры для водителя:

• доставка товаров в компанию ООО «Наш клиент» (адрес);
• перевозка коммерческого директора;
• доставка ТМЦ, получение накладных.

Как еще может «выглядеть» цель командировки водителя? Примеры:

• приобретение запчастей для ремонта автомобиля;
• плановая диагностика автомашины;
• доставка оригиналов документации по сделке.

Научный сотрудник

Ученые, исследователи, эксперты, теоретики разных отраслей, преподаватели средних и высших учебных заведений выезжают в командировки с целью участия в конференциях и конкурсах, обмена опытом, изучения уникальных источников, посещения специализированных выставок и музеев, участия в археологических раскопках.

https://www.youtube.com/watch?v=l_OiKjMJsm8

Как может быть сформулирована цель командировки? Пример:

• Сбор информации для научной работы по теме (название).

Или:

• Изучение оригиналов документации.

Заключение

Вовсе не обязательно пользоваться стандартными «терминами», в которых обычно описывают цель командировки. Примеры лишь облегчают процесс выбора «подходящих» слов. Опыт многих сотрудников доказывает, что формулировка задания может быть свободной.

Источник: .ru

Видео:Что делать, если работник заболел в командировке?Скачать

План командировки пример

Ни минимальных, ни максимальных ограничений нет. Руководство организации самостоятельно определяет сложность поставленной задачи и время, которое требуется для ее выполнения. Раньше ограничения существовали.

Считалось, что максимальная длительность командировки не может превышать сорока дней. В строительстве максимальный порог командировки достигал года.

Законодательные требования и регулирование К поездкам, оформленным в качестве деловых, предъявляются определенные требования со стороны законодательства. Регулируются командировки ТК РФ и НК РФ.

В Трудовом кодексе регламент относительно этих рабочих процессов описывается в статьях 166, 167, 168. В них раскрывается целый ряд вопросов, которые могут возникнуть при оформлении данной процедуры: что можно считать командировкой, гарантии для сотрудника, а также вопросы о возмещении расходов в поездке.

План и цель командировки: примеры

В первую очередь составляется задание на командировку, устанавливаются даты и сроки. Кандидат на поездку должен ознакомиться с составленным документом и дать свое согласие или отказ в письменной форме.

В случае положительного ответа руководитель издает приказ о направлении специалиста в служебную поездку. Работнику оформляется и выдается командировочное удостоверение и служебное задание.

Важно По завершении поездки командированный сотрудник должен предоставить отчет о проделанной работе и авансовый отчет с подтверждающими чеками, квитанциями и билетами.

С 2021 года в законодательство внесено изменение, согласно которому оформление удостоверения и служебного задания перестало быть обязательным.
Вместо них используют служебную записку. Но многие организации для целей внутреннего учета продолжают оформлять эти документы.

План и цель командировки (примеры)

1. Конкретизирует суть задания, необходимого для выполнения конкретным работником в поездке.

2. Отражает основные результаты, которых необходимо достигнуть путем исполнения возложенного поручения.

План заполнения бланка служебного задания.

Скачать образец задания на командировку Чтобы правильно заполнить служебное задание, необходимо воспользоваться следующим алгоритмом:

1. Заполнение шапки документа, состоящей:
   • из сокращенного наименования предприятия;
   • кода предприятия по ОКПО (8-значный код).
2. Присвоение документу:
   • порядкового номера;
   • даты (рекомендуется, чтобы указанные реквизиты совпадали с реквизитами приказа о командировании — для облегчения дальнейшего поиска и хранения документов).
3. Указание:

И. О.

При использовании личного или корпоративного автомобильного транспорта необходимы служебная записка и путевой лист, а также доверенность и другие документы, подтверждающие правомерность использования конкретного автомобиля.

Информация в документах Служебная записка оформляется в свободной форме, но при этом есть ряд реквизитов, обязательных к указанию: датированный период командировки, информация об используемом транспорте, поставленные перед работником цели и итоги их выполнения.

Внимание

Все расходы, которые понес в поездке работник, должны быть указаны в авансовом отчете. Это требование распространяется абсолютно на все виды трат, в том числе жилье, транспорт, расходы на топливо, питание и другие.

Как правильно сформулировать цель командировки

Цель командировки и примеры:

• участие представителя компании в переговорах (обязательно указывается контрагент) по вопросам (прописывается предмет переговоров);
• представительство в судебном заседании арбитражного суда (полное наименование суда) по делу (номер дела);
• проведение инспекции филиала (адрес филиала).

Цель для командированного лица также может быть прописана в служебном плане рабочей поездки, если этого требуют локально-нормативные акты организации. Директор или другое уполномоченное лицо составляет и подписывает данный документ.

https://www.youtube.com/watch?v=7x1l1hC1uCM

Сотрудник расписывается в плане после ознакомления с ним. Кроме задания, план должен содержать информацию о месте или организации, куда был направлен сотрудник, перечень вопросов, подлежащих решению, и длительность командировки.

План командировок работников организации

Этим шаблоном интересовались 4689раз(а) Предлагаем Вашему вниманию шаблон-образец для планирования командировок и командировочных расходов.

План командировок и командировочные расходы Часть данных заполняется в виде выпадающих списков, часть необходимо внести вручную, рассчет командировочных расходов проводится автоматически.

Каждый сотрудник проводит планирование командировок на следующий месяц, а управляющий менеджер потом консолидирует их в одном файле.

На листе СВОД все данные объединены в сводную таблицу, которая позволяет вести аналитику по затратам на сотрудника, контрагента, город и отдел, а так же в других разрезах (требуются навыки работы со сводными таблицами).
Данные по суточным, затратам на проживание, названиям отделов, Ф.И.О сотрудников и городам можно изменить на листе «Данные» в соответствующих столбцах.

Образец заполнения служебного задания на командировку

Взносы ИП за себя: неопределенность с КБК устранена Минфин определился с КБК для 1%-ных «пенсионных» взносов, уплачиваемых ИП за себя. Просуществовавший буквально несколько месяцев отдельный КБК для таких взносов отменен.

< … Выдать увольняющемуся работнику копию СЗВ-М нельзя Согласно закону о персучете работодатель при увольнении сотрудника обязан выдать ему копии персонифицированных отчетов (в частности, СЗВ-М и СЗВ-СТАЖ). Однако эти формы отчетности списочные, т.е. содержат данные обо всех работниках.

А значит передача копии такого отчета одному сотруднику – разглашение персональных данных других работников.

< … Компенсация за неиспользованный отпуск: десять с половиной месяцев идут за год При увольнении сотрудника, проработавшего в организации 11 месяцев, компенсацию за неиспользованный отпуск ему нужно выплатить как за полный рабочий год (п.28 Правил, утв.

План служебных командировок организации (образец заполнения)

Видео:Командировочные #FactorAcademy#ШпаргалкаБухгалтераСкачать

Планирование командировок

Большое количество выездной работы сотрудников предприятия вынуждает руководителя проекта или другое ответственное лицо постоянно выполнять планирование командировок, определять сумму расходов, продумывать оптимальный маршрут.

Для небольшой компании с тремя-четырьмя выездными специалистами это не составит серьезных проблем.

Но что если каждый месяц в командировки отправляются десятки человек по разным маршрутам для решения разных задач? В такой ситуации избежать ошибок и обеспечить нормальную работу предприятия помогут специализированные бизнес-решения.

КОМАНДИРОВКИ ОНЛАЙН

Удобство использования системы управления командировками

В зависимости от особенностей и сферы деятельности компании, в составлении плана работы сотрудника на выезд в другой регион или страну должно входить следующее:

• составление маршрута передвижения с учетом поставленных задач;
• закупка билетов и организация трансфера по оптимальной стоимости;
• составление списка дополнительных расходов: проживание в гостинице, питание, передвижение по городу, расходы, связанные с выполнением обязанностей;
• согласование всех затрат с финансовым отделом, бухгалтерией, руководителем командируемых сотрудников.

При использовании системы планирования служебных командировок, например Hamilton Командировки, все эти операции выполняются автоматически.

Ответственным лицам не придется самостоятельно посещать каждый отдел для согласования деталей, обзванивать туристические агентства, искать выгодные условия для организации перелета/проезда в другие страны.

Теперь сотрудник создает заявление на командировку, заказывает опции по поездке и общается напрямую с турагентством прямо в приложении, а менеджер утверждает её онлайн и всегда находится в курсе всех расходов.

https://www.youtube.com/watch?v=aZnbQieUvnk

Еще одним преимуществом такого решения является его взаимная интеграция в учетную инфраструктуру предприятия.

Так, бухгалтерский отдел сразу получает всю необходимую информацию о совершенных тратах на покупку билетов, бронирование номеров в гостинице, транспортные услуги.

Такое бизнес-приложение можно настроить на корректное взаимодействие с существующими Travel-системами, которые предоставляют свои услуги компании на договорной основе.

Изменения в планировании командировки «на ходу»

Бывают случаи, когда командированный в другой регион сотрудник предприятия должен решать новые задачи, сформированные уже после его выезда.

В обычной ситуации это потребует составления дополнительных документов, корректировки счетов и отчетов, что провоцирует возникновение путаницы с бухгалтерскими проводками.

Автоматизированные системы планирования командировок решают такую проблему очень быстро:

1. Руководитель проекта меняет в онлайн-режиме маршрут, вводит новые данные в отчетную форму, после этого все данные автоматически пересчитываются.
2. Все изменения сразу же отображаются в интерфейсе приложения у сотрудника и бухгалтерии, что позволяет избежать незапланированных трат и правильно ввести все расходы в отчетность.
3. Выездной сотрудник может сразу задать уточняющие вопросы руководству по обновленному плану поездки и оперативно решить поставленную задачу.

Защита от ошибок и злоупотреблений

В процессе составления плана выездной работы велика вероятность ошибки из-за человеческого фактора: неправильная сумма расходов, отсутствие подтверждающих документов, отсутствие брони на гостиницу или бронь на неверное количество дней. Современные приложения для бизнеса способны исправить эти ошибки или указать на неверные данные, что упрощает проверку всех итоговых документов.

Эти приложения также хорошо помогают предотвратить злоупотребления со стороны выездных сотрудников.

В простом интерфейсе отображаются все уже сделанные и запланированные траты: стоимость транспортных расходов, оплата проживания в гостинице, деловые ужины в ресторанах.

При этом сотрудник постоянно вносит новые данные и подтверждает расходы, поэтому отследить не связанные с рабочей деятельностью траты очень просто.

ПОСМОТРЕТЬ ПРИЛОЖЕНИЕ

Синхронизация с авансовым отчетом

Руководители, ценящие свое время и время сотрудников, рассматривают в качестве основного преимущества системы планирования командировки ее синхронизацию с составлением авансовых отчетов.

Поскольку такой отчет является первичным документом для бухгалтерии, он должен учитывать все расходы сотрудника в командировке.

Если использовать готовые бизнес-решения, обеспечивающие синхронизацию плана командировки и авансового отчета, бухгалтеру и командированному не придется переносить все данные вручную.

Так, например, приложение Hamilton Командировки уже синхронизировано с приложением Hamilton Авансовый отчёт.

Выбор формата работы с планированием командировок

В зависимости от разработчика и поставщика услуг, процесс введения данных в систему может строиться несколькими способами:

• Через обычный веб-браузер на смартфоне, планшете или ПК.
• Через приложения, установленные на клиентские устройства.

Однозначных рекомендаций выбора системы планирования по данному критерию нет. Важно установить, подходит ли конкретный продукт для решения задач компании.

Также стоит обратить внимание на работу службы поддержки и формат решения проблемных ситуаций.

В этом плане наиболее подходящими будут продукты от компаний, обеспечивающих круглосуточную поддержку своих решений и готовых взять на себя ответственность в случае сбоя работы сервиса.

Все приложения Hamilton являются облачными, а это значит, что Вам не придется тратить время на установку. Мы также обеспечиваем полную поддержку своих клиентов и тщательно следим за качеством работы наших продуктов. 

ОТЗЫВЫ НАШИХ КЛИЕНТОВ

Видео:Учёт заграничных командировокСкачать

Цель командировки и план: образец и примеры

В ст. 166 ТК РФ говорится, что командировкой называется поездка в отдаленную местность, отвечающая следующим критериям:

• совершается по инициативе нанимателя;
• имеет заранее определенную продолжительность;
• нацелена на решение сформулированного работодателем круга вопросов.

Понятие «командировка» не используется по отношению к лицам, устроенным по гражданско-правовым договорам или тем, чья специальность подразумевает выполнение работы в пути (проводники, стюардессы), постоянные разъезды.

Согласно ст. 167 ТК РФ, за командированным сохраняется занимаемая в компании позиция и средний заработок. Фирма-наниматель обязана компенсировать специалисту все расходы, связанные с дорогой и арендой жилья, выплатить суточные (т.е. средства, призванные покрыть дополнительные расходы, обусловленные проживанием вне дома).

Начисление командировочных в 2021 году

Как оформляется командировка?

С 2015 года компании и ИП оформляют командировки персонала по упрощенной схеме. Процедура состоит из трех шагов:

1. Издание приказа

https://www.youtube.com/watch?v=lkBRqnxbRQ8

Это письменное распоряжение руководства, подтверждающее желание компании направить специалиста в деловую поездку. Документ готовится до отбытия гражданина. В нем указываются следующие сведения:

• наименование нанимателя;
• ФИО и должность работника;
• цель командировки;
• ее планируемые даты;
• пункт назначения.

Приказ визируется руководителем компании и самим работником, подтверждающим ознакомление.

2. Выплата аванса

Бухгалтерский работник или сам командируемый рассчитывает расходы, сопряженные с поездкой. В их состав включают суточные на все дни, цену билетов в обе стороны, аренды жилья. Средства на указанные траты обязательно выдаются до начала поездки любым из двух способов: наличными или на карточку.

3. Оформление авансового отчета

В течение трех дней с даты прибытия специалист составляет авансовый отчет, где излагает примерный план командировки, место пребывания, прописывает размер ранее полученных средств, дает перечень совершенных трат, указывает сумму неиспользованного остатка или перерасхода. Документ сдается сотрудникам бухгалтерии и затем утверждается директором компании.

Закон оставляет право работодателю расширить указанный алгоритм составлением дополнительных документов: служебной записки, командировочного удостоверения и т.д. Необходимость их оформления закрепляется локальными актами фирмы.

Цель командировки в командировочном удостоверении: примеры

Согласно ст. 166 ТК РФ, командировка должна иметь четко определенную цель. Ее указывают в приказе и командировочном удостоверении, если заполнение последнего введено в ранг обязанности работников локальными актами фирмы.

Что именно указать в документах в качестве цели деловой поездки – зависит от сферы деятельности компании, должности сотрудника, направляемого в отдаленную местность. Возможны следующие формулировки:

• заключение договора на поставку оборудования;
• проведение переговоров с поставщиками сырья относительно цены продукции;
• выступление на конгрессе, конференции;
• участие в судебном разбирательстве по иску к клиенту-неплательщику;
• участие в восстановлении оборудования;
• проведение проверок в филиале, расположенном в другом городе, и т.д.

Правильно сформулированная цель спасет компанию от возможных рисков в ситуации, если задача не будет выполнена. Вместо формулировки «подписать договор» правильнее будет использовать фразу «оценить возможность сотрудничества с компанией «А».

Цель поездки часто прописывается в служебном плане командировки, составляемом по образцу, закрепленному внутренними актами фирмы. В нем указывается ФИО и должность направляемого работника, пункт назначения, планируемые сроки бизнес-трипа.

Основная особенность плана заключается в том, что цель разбивается на отдельные задачи, перечень конкретных мероприятий, которые специалист будет проводить в чужом городе. Например, проведет переговоры с представителями фирмы «А», посетит их производство, презентует свою компанию и т.д.

Готовый план подписывается руководителем компании и командированным сотрудником, подтверждающим свое ознакомление с его содержимым.

Длительность командировки: актуальные правила

Действующее законодательство не определяет минимальной и максимальной длительности командировки.

Она может быть однодневной или продолжительной в зависимости от целей и задач, поставленных перед специалистом. Единственное ограничение для нанимателей, сформулированное в ст.

166 ТК РФ: необходимость сформулировать конкретный срок поездки. Специалиста нельзя отправить в отдаленную местность на неопределенный период.

При подсчете длительности бизнес-трипа используются следующие правила:

• Дата его начала – день, когда выбранный вид транспорта отбывает от вокзала (аэропорта), расположенного в родном городе гражданина.
• Дата окончания – день, когда обратное транспортное средство прибывает в город проживания специалиста.
• Если транспорт отбыл до 00:00, день полностью засчитывается как командировочный. Если прибыл после 24:00 – суточные полагаются за полный наступивший день.
• При подсчете длительности деловой поездки суммируются рабочие даты, выходные, праздники. За каждый из этих дней выплачиваются суточные по нормативам, установленным компанией.

Длительность деловой поездки указывается в приказе, служебной записке, командировочном удостоверении и иных документах, составление которых предусмотрено локальными актами фирмы-нанимателя. Учитываются те дни, на которые компания направляет работника по собственной инициативе.

Пример

💡 Видео

Командировки 2022: как оформить, оплатить, отчитатьсяСкачать

Режим работы в командировке - Елена ПономареваСкачать

Как в 1С:ЗУП вести учет командировокСкачать

Вопросы про командировочные расходы - Елена А. ПономареваСкачать

Командировочные расходыСкачать

Как поставить организацию на воинский учет в военкоматеСкачать

Командировки и служебные поездки. Порядок оформления и оплатыСкачать

Подтверждение нахождения работника в командировке, гуманизация уголовного законодательстваСкачать

Ролик «Оформление направления сотрудника в командировку»Скачать

план ближайших видео, ответ на вопрос - оплата командировок .Скачать

Командировка в ЗУП 8.3Скачать

Командировки в 2023 году: что новогоСкачать

Оплата дней командировки по среднему заработкуСкачать

Командировки: учет и налогиСкачать